Chargé de Scolarité H/F

Institut Catholique de Lille

Un poste de chargé de scolarité est à pourvoir au sein de la Faculté de Droit dans le cadre d'un remplacement.

Vos missions seront les suivantes :

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques.

Gérer les absences :

* Assurer le suivi et la gestion des absences dans le cadre de la procédure mise en place par le service de scolarité.
* Contrôler le bon déroulement des cours et repositionner les cours d'absence de l'enseignant.

Assurer les relations étudiantes :

* Apporter une réponse aux étudiants pour toutes questions relatives à leurs études
* Transmettre/ diffuser les informations liées à la scolarité auprès des étudiants.
* Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants
* Planifier les examens, les soutenances, les jurys et les rattrapages
* Editer les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Vérifier, diffuser auprès des étudiants et archiver les relevés de notes.
* Assurer la confidentialité liée aux examens et jurys.

Réaliser la gestion et le reporting via le système ERP :

* Encoder et mettre à jour les maquettes pédagogiques.
* Créer et affecter les enseignants aux cours.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion et les choix des matières optionnelles des étudiants.
* Gérer les modifications et évolution des choix.
* Affecter les étudiants à leur filière.
* Affecter les étudiants aux cours à la carte, faire le lien avec les facultés/entités.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
* Participer au paramétrage du système ERP.
* Veiller à saisir correctement les données au sein des systèmes ERP ou à supprimer toutes données erronées.
* Réaliser le paramétrage associé aux matières à repasser pour les redoublants.
* Encoder les notes d'examen.

Assurer la gestion logistique de la scolarité :

* Recueillir les besoins et gérer la réservation du matériel et des salles dans un souci d'optimisation de l'occupation des locaux.

Assurer la gestion administrative de la scolarité :

* Participer à la réalisation et vérifier le calendrier universitaire.
* Créer les emplois du temps et les saisir dans l'outil dédié pour la réservation des salles
* Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs et dossiers des étudiants.
* Assurer un reporting régulier de ses activités
* Repérer et alerter le responsable de toutes dérives, difficultés ou dysfonctionnements rencontrés.
* Appliquer les procédures liées à la scolarité dans le respect du règlement de scolarité.
* Représenter l'entité lors de manifestations
* Participer à des réunions

* Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils informatiques
* Travailler efficacement en binôme et en équipe
* Assurer un accueil de qualité et interagir avec différents interlocuteurs
* Gérer des flux importants
* Être capable de prioriser, multitâche et s'adapter à un environnement dynamique sans routine

Qualités personnelles et compétences complémentaires

* Bonne résistance au stress
* Niveau d'anglais B2
* Adhésion aux valeurs de la faculté