Assistant de Copropriétés H/F Groupe Vilogia

Au sein de la Direction de la Copropriété, et sous la responsabilité de la Responsable d'équipe vous êtes un acteur clé de la relation client et le premier point de contact des copropriétaires.
Véritable ambassadeur(drice) de Vilogia Copropriété, vous garantissez une expérience client de qualité en traitant leurs demandes avec professionnalisme, efficacité et sens du service.

Dans ce cadre vos principales missions sont :

- Relation client & gestion des demandes
Accueillir et traiter les demandes des copropriétaires via tous les canaux : téléphone, mail, extranet, web, accueil physique
Identifier précisément les besoins grâce à un questionnement pertinent
Analyser les demandes, qualifier leur nature et évaluer leur niveau d'urgence
Apporter une réponse adaptée suivant la demande formulée

- Suivi et traitement opérationnel
Rédiger et suivre les ordres de service auprès des prestataires
Gérer les documents administratifs
Assurer le suivi des interventions (relances, validation, transmission des justificatifs)
Traiter les messages vocaux et les e-mails
Gérer la remise des accès (clés, badges)

- Coordination & support
Qualifier et transmettre les demandes aux services concernés avec les éléments nécessaires
Renseigner les prestataires et faciliter leurs interventions
Accueillir les copropriétaires à l'accueil physique
Réaliser un reporting régulier auprès des gestionnaires de copropriété
Assurer la continuité d'activité en cas d'absence (missions techniques et administratives)