Secrétariat Particulier Préfet - Directrice de Cabinet H/F

Service Public

Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales :

- Assurer le secrétariat particulier du préfet, de la directrice de cabinet et de son adjointe
- Suivre et organiser leurs plannings de travail
- Coordination et diffusion des agendas
- Saisie des entretiens professionnels du corps préfectoral, DDI, DDSP, gendarmerie, ONACVG...
- Archivage
- Organisation et suivi des réceptions en lien avec le chef du bureau de la représentation de l'État et de la
communication interministérielle
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs
- Mettre en forme des documents, rédiger divers courriers
- Prise en charge de la gestion des déplacements Préfet, directrice et agents de la direction
- Organisation du planning des conducteurs en liaison avec le chef de garage
- Suivi et enregistrement des dossiers de réunions transmis par les services contributeurs
- Suivi et enregistrement des parapheurs transmis par les services
- Mise à jour de fonds documentaires
- Contribution au bon fonctionnement de la communication et des relations internes et externes
- Gestion du courrier réservé en lien avec le service coordination (logiciel MAARCH)
- Gestion du courrier «arrivée» du cabinet préfectoral
- Réalisation des tableaux des congés et permanences du corps préfectoral - congés des chefs de services
extérieurs et congés des agents du cabinet
- Prise en charge administrative des hospitalisations sous contrainte
- Gestion de la réservation des salles de réunions et véhicules
Poste A - activités propres:
- gestion de l'agenda préfet
- gestion des réceptions en lien avec le BRECI
- établissement du planning des permanences des membres du corps préfectoral
- établissement des plannings de congés (préfet, directrice, direction et services extérieurs)
- évaluations des membres du corps préfectoral et chefs des services extérieurs (DDI, DDSP, gendarmerie,
archives, ONACVG, SDIS)
- établissement du planning des bilatérales
Poste B - activités propres:
- gestion de l'agenda directrice et de la directrice adjointe
- gestion de la boîte fonctionnelle de messagerie du cabinet
- gestion du courrier réservé sur MAARCH et suivi du traitement mensuel des courriers «cabinet»
- établissement du planning des chauffeurs
- centralisation et distribution des commandes de fournitures du cabinet
- gestion sur CHORUS des déplacements et du remboursement des frais de mission/formation
(préfet, directrice et agents du cabinet)
Les autres missions sont assurées en commun.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Spécificités:
Travail en binôme - Respect de la confidentialité - Disponibilité - Esprit d'initiative et autonomie - Réactivité
Sens des relations humaines - Connaissance de l'environnement professionnel - Polyvalence
Contraintes :
Horaires décalés