Assistant Administratif Secretariat General H/F

Commune St Barthelemy D'anjou

Au sein de la direction générale des services, placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la responsable du secrétariat général, votre mission consiste à assister le maire et les élus en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, et à participer aux différentes activités du secrétariat général.
Poste à temps complet du lundi au vendredi selon horaires d'ouverture de la Mairie.

Vos missions seront les suivantes :

* Gérer le secrétariat du maire et des élus :
- Assurer le secrétariat du Maire (agenda, accueil physique et téléphonique, préparation de réunions, courriers, mails, classement et archivage) et des adjoint(e)s (planning des manifestations, prise de rendez-vous), relais d'information auprès des élus
- Renseigner les interlocuteurs : recevoir, filtrer, transmettre les messages, relayer si nécessaire vers le service ou l'élu compétent
- Rédiger et mettre en forme tous types de documents
- Gérer le planning des élus d'astreinte, des congés des élus
- Mettre à jour des outils et supports d'astreinte des élus (mallette des Élus, téléphone d'astreinte des élus)

* Traiter le courrier et la boîte mail de la mairie :
- Trier et enregistrer le courrier
- Diffuser aux services et élus concernés les messages reçus sur la messagerie électronique

* Organiser les différents temps officiels (voeux, inaugurations, rencontres avec les habitants...) avec l'appui des services supports :
- Organiser les cérémonies diverses (voeux, inaugurations, etc.), les rencontres des élus avec les habitant(e)s
- Préparer les voeux du maire et tenir les fichiers pour l'envoi des invitations

* Participer aux missions du secrétariat général :
- Rédiger le PV du conseil municipal
- Suppléer la responsable du secrétariat général en son absence

* Assurer des missions de secrétariat pour la directrice de l'administration générale.