Détail du poste
Le, la Secrétaire de gestion administrative a vocation à
- Gérer le secrétariat général
- Participer à la mise en oeuvre des politiques déclinées par l'équipe municipale
- Organiser la tenue des opérations électorales
- Coordonner les relations Mairie/Associations
- Encadrer et organiser le service d'entretien des locaux et ses activités.
Gérer le secrétariat général
- Enregistre le courrier quotidien
- Relève et fait suivre la messagerie
- Organise l'agenda de l'élu, celui des assemblées...
- Prépare, vérifie et analyse des documents
- Prend des notes et réalise un compte-rendu
- Réceptionne, instruit et fait suivre divers dossiers administratifs (les demandes de logements sociaux, les opérations de recensement, les reprises de concession, les procédures de jury d'assisses...)
Participer à la mise en oeuvre des politiques déclinées par l'équipe municipale
- Prépare la tenue des assemblées (convocations, ordre du jour...)
- Formalise et légalise les décisions des assemblées (préparation, rédaction, suivi des procédures (contrôle de légalité...))
- Formalise et légalise les décisions de l'exécutif ou du Responsable des Affaires Générales (arrêtés, décisions...)
Organiser la tenue des opérations électorales
- Gère les inscriptions et radiations sur les listes électorales
- Gère l'organisation administrative des commissions et leur suivi
- Coordonne l'organisation technique des lieux de scrutin
- Prépare et formalise les documents électoraux (procès-verbaux, cartes d'électeur...)
Coordonner les relations Mairie/Associations
- Organise le planning du minibus
- Suit les dossiers de demande de subventions
Encadrer et organiser le service d'entretien des locaux et ses activités
- Pilote et coordonne les activités
- Manage et évalue le personnel du service
Activités de polyvalence
- Assure la gestion des dossiers relatifs aux documents d'urbanisme (enregistrement, contrôle et transmission à l'instruction)
- Assure des activités d'état civil (mariage, extrait d'acte...)
- Assure un accueil physique et téléphonique
- Assure certaines démarches en ressources humaines (inscription aux formations, communication avec le personnel...)
- Coordonne les services lors de l'absence du Responsable des Affaires Générales
Le profil recherché
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organisation et planification des réunions
- Respecter les délais de transmission des documents avant et après les réunions
- Prendre des notes lors des réunions
- Rédiger les comptes rendus
Connaissances générales et socioprofessionnelles
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat
- Organisation de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Règles essentielles du droit public
Communication :
- Ecoute attentivement
- Fournit les informations essentielles
- Communique clairement
- Remporte l'adhésion
Leadership
- Inspire la confiance
- Motive les autres
- Donne le cap
- Favorise l'expression et l'innovation
Gestion d'une équipe
- Crée un climat favorable
- Se rend disponible
- Sollicite la participation
- Favorise le développement des compétences
Gestion des tâches
- Définit les objectifs et priorités
- Planifie les taches
- Fait preuve de flexibilité
- Délègue efficacement
Gestion stratégique
- Anticipe les risques et les opportunités
- Possède une vision à long terme
- Articule les décisions à la vision
- Sait prendre les décisions délicates
- Implication au sein du service
- Aptitudes relationnelles
- Sens du service public
- Réserve, discrétion et secret professionnel
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
- Capacité d'adaptation
- Ponctualité et assiduité
- Capacité à rendre compte de ses activités
- Respect des moyens matériels
- Capacité à travailler en autonomie
- Rigueur et fiabilité du travail effectué
- Réactivité face à une situation d'urgence
- Capacité d'organisation et de planification
- Force de proposition
Publiée le 22/05/2026 - Réf : O080260519000225
