Assistant H/F SEMMARIS - Marché International de Rungis

Un poste d'Assistant(e) est à pourvoir au sein de la Direction de la Construction.

Il/Elle aura notamment pour missions principales :

- L'assistanat du Directeur :
- Accueil physique et téléphonique,
- Gérer les agendas du Directeur et de son adjointe pour les réunions internes et externes et prises de rendez-vous liées au
besoin de la Direction,
- Renseigner et orienter les interlocuteurs internes et/ou externes,

- La gestion administrative :
- Trier, répartir et envoyer les courriers,
- Rédiger des courriers, comptes rendus, notes internes, etc...
- Assurer le classement (papier et numérique) des documents administratifs des opérations traitées par les chefs de projets,
- Organiser l'archivage des dossiers,
- Gérer administrativement les commandes, avenants, ordres de facturation, situations travaux,

- La gestion et le suivi des procédures d'appel d'offre
- Appui administratif en phase appel d'offre (prise des rendez-vous de visite de sites), aider à la rédaction des notes internes,
- Vérifier le respect des procédures achats,
- Préparer les dossiers pour présentation aux différents comités internes de l'entreprise, dans le respect des process (comités
des marchés et des engagements),

- La gestion et le suivi des dossiers techniques :
- Monter et suivre les dossiers de demande d'assurance Dommage-Ouvrage/ TRC et suivi en lien étroit avec le Chef de Projet et l'assureur,
- Vérifier les documents administratifs légaux à fournir par les entreprises, constitution des marchés travaux,
- Suivre les demandes d'agréments de sous-traitance : vérification des pièces administratives avant validation et suivi des
tableaux de bord,
- Constituer et archiver les dossiers liés aux travaux réceptionnés,
- Gérer l'administration des sinistres.