Les missions du poste
Nous sommes à la recherche d'un(e) étudiant(e) en alternance dès que possible, sur un contrat d'un an, de manière à renforcer l'équipe et assurer un travail plus équilibré de collaboration avec l'assistante en poste.
La mission sera composée de certaines tâches partagées et d'autres à gérer en parfaite autonomie selon le descriptif ci-dessous.
Sous la supervision de l'Office Manager, les missions principales confiées seront les suivantes :
- Tenue du standard et de l'accueil
- Préparation et envoi des colis et du courrier
- Contrôle du bon fonctionnement des machines (eau dans les machines à café, détartrages au besoin, approvisionnement en gobelets, café, sucre, papier dans les photocopieurs, appel des réparateurs si nécessaire...)
- Enregistrement des factures concernant les services généraux sur SAP
- Traitement des chèques reçus avant envoi en banque, pour encaissement (en autonomie)
- Réception et classement des justificatifs de notes de frais (en autonomie)
- Gestion des amendes
- Gestion des templates pour la flotte téléphonique / flotte auto
- Création des fournisseurs sur SAP
- Suivi et veille fournisseurs
- Négociation avec les fournisseurs
- Autres missions en fonction des besoins
Le profil recherché
Une première expérience en entreprise est souhaitée, si possible dans un service d'accueil ou de services généraux.
Titulaire ou étudiant en BTS / licence type Assistant de Manager ou Gestion de PME
La liste des missions et des tâches indiquées dans la présente définition de poste est susceptible d'être modifiée en fonction des évolutions du poste et de l'organisation. Cette liste n'est pas contractuelle.
Savoir-faire :
- Maîtrise du pack office (word, excel, powerpoint)
- Connaissance de la messagerie Outlook
- Bonnes notions d'anglais (être capable de prendre un message, de le transmettre ou d'y répondre)
- Bonnes capacités rédactionnelles
Savoir-être :
- Excellente présentation
- Amabilité, tact, discrétion, diplomatie et sourire souhaités
- Aisance relationnelle, bonne ouverture d'esprit
- Ponctualité et assiduité
Souhaitables :
- Connaissances sur SAP. Mais si ce n'est pas le cas, une formation sera de toute façon dispensée par l'entreprise
- Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives
- Capacité à gérer les priorités et à s'organiser
IFAG Paris en images
Publiée le 13/05/2026 - Réf : 4071045/28811350 AAESG/75P
