Détail du poste
placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services vos principales missions seront les suivantes :
En qualité responsable du service de l'état civil, vous assurez le pilotage et la coordination de l'ensemble des activités du service. Vous garantissez la continuité et la qualité de l'accueil du public, la sécurité juridique des actes et le respect du cadre réglementaire. Vous supervisez les opérations électorales.
Officier d'état civil référent, vous veillez à la fiabilité des actes, traitez les situations complexes et êtes l'interlocuteur du Procureur de la République.
- Accueillir et renseigner le public concerné par les demandes d'état civil sur place ou par téléphone et par voie dématérialisée.
- Réaliser et délivrer les documents administratifs propres à l'Etat Civil.
- Aide à la gestion des procédures électorales et à l'organisation des élections.
- Assurer la liaison avec les institutions extérieures.
1. Accueil, réalisation et délivrance des documents administratifs :
- Rédige les actes courants d'état civil et les délivre
- Reçoit les usages pour l'établissement d'actes d'état civil
- Instruction des dossiers de PACS, de mariage, de changement de prénoms et de nom issu de la filiation, baptêmes civils
- Reçoit les usagers pour l'établissement d'actes d'état civil
2. Gestion de la liaison avec les institutions extérieures :
- Assure les tâches transférées du tribunal judiciaire (changement de prénoms et modification des erreurs lors de l'établissement des actes)
3. Gestion des procédures électorales :
- Aide à l'organisation matérielle et administrative les élections
- Assure le bon déroulement des commissions électorales.
Relations professionnelles et conditions d'exercice du poste :
Interlocuteurs internes et externes :
- Contacts directs avec le public
Relations fréquentes avec les institutions et les services extérieurs : Préfecture, pompes funèbre, Tribunal administratif, Police, etc...
Conditions d'exercice :
- Délégation de signature pour certains actes administratifs.
Le profil recherché
Compétences et aptitudes requises sur le poste :
- Compétences techniques :
Savoir accueillir le public
Savoir renseigner sur les actes d'état civil et les établir
Savoir accueillit les familles endeuillées
Reformuler les demandes
Adapter le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Savoir travailler en équipe ou en transversalité
Savoir diffuser l'information
maîtriser l'utilisation des logiciels du Pack Office, et de logiciels spécifiques (Berger-Levrault)
Savoir mettre en forme et présenter des courriers et des dossiers
Savoir planifier, organiser et hiérarchiser son travail
Savoir vérifier la validité des pièces d'un dossier
- Connaissances :
Base juridique des actes administratifs et d'état civil (IGREC)
- Qualités :
Goût du contact
Discrétion et sens de la confidentialité
Amabilité et politesse
Patience et écoute
Présentation, tenue
Rigueur et organisation
Polyvalence
Ponctualité
Publiée le 09/05/2026 - Réf : O066260417001036