Les missions du poste
Sous l'autorité fonctionnelle du responsable de scolarité, les activités sont les suivantes :
Accueil et information de la population étudiante, enseignante, des responsables des formations et des personnes extérieures intervenant dans les formations (vacataires d'enseignement). Les échanges avec l'ensemble de ces interlocuteurs se déroulent principalement en anglais.
Mise en oeuvre des processus d'inscription administrative et pédagogique des étudiants: Participation à l'organisation des campagnes de recrutement, gestion des dossiers administratifs, paiement des droits et bourses, vérification des inscriptions pédagogiques, suivi des absences
Élaboration des emplois du temps et plannings des formations, des contrôles de connaissance, collecte et saisie des notes dans le système
Préparation des états pour les jurys semestriels et de diplomation, élaboration et saisie des PV dans l'outil
Gestion et mise à jour de la formation dans les outils de scolarité: Maquettes, intervenants, réservations de salles...
Gestion des missions de scolarité :
Organisation de la rentrée, journées d'accueil, journée portes ouvertes
Participation à divers événements: Forums, portes ouvertes, remise de diplômes etc...
Contribution à la gestion des bâtiments: Réservations de salles, vérification des équipements, remise en ordre...
Préparation et suivi des conventions de stage
Accompagnement des étudiants: Démarches administratives de mobilité à l'étranger, suivi...
Établissement de devis, factures et remboursements de frais liés aux formations
Compte-rendu d'activité et participation à la vie de l'équipe
*Toutes les missions sont assurées collégialement et tous les membres de l'équipe travaillent en étroite collaboration; Leur répartition peut varier dans le temps, entre les différents parcours de la formation et les membres de l'équipe.
*Le développement de l'offre de formation de PRAIRIE - Paris School of AI étant particulièrement dynamique, de nouvelles missions sont également susceptibles d'émerger.
Outils et logiciels utilisés :
Logiciels de scolarité
Pack Office
Visioconférence : Teams
Le profil recherché
Niveau d'études minimum requis: Bac +1 à Bac +2 ou équivalent
Niveau d'expérience minimum requis: Expérience au sein d'un service de scolarité d'une université ou d'un secrétariat pédagogique nécessaire (Utilisation d'au moins un logiciel de scolarité).
Connaissances :
Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'enseignement supérieur souhaité
Compétences opérationnelles requises:
Evaluation et hiérarchisation des besoins (Capacité à gérer les aléas et les urgences)
Capacité rédactionnelleavérée
Capacité d'organisation et de suivi
Usage courant et aisé de l'anglais
Compétences numériques requises:
Outils de messagerie, agenda électronique et de visioconférence
Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
Logiciels spécifiques liés à la scolarité
Connaissance des logiciels Apogée, PAP, Moodle appréciée mais non obligatoire
Langues étrangères et niveaux minimum requis:
Anglais: Niveau B2 du CECRL
Une maîtrise orale avancée est indispensable, l'ensemble des interactions avec les étudiants et enseignants se déroulant en anglais.
Savoir-être attendus:
Sens de l'accueil et du relationnel
Anticipation, organisation, rigueur, fiabilité
Discrétion et sens de la confidentialité
Bienvenue chez Université Paris, Sciences et Lettres
Au sein de l'Université PSL, l'équipe de scolarité est dédiée à la gestion et au bon déroulement de formations de niveau Licence et Master de la Paris School of AI (PSAI).
Les assistants pédagogiques sont les interlocuteurs opérationnels des étudiants ainsi que des enseignants pour le périmètre des formations qui leur sont confiées.
Publiée le 30/04/2026 - Réf : 2026-2245491
