Détail du poste
Vous assurez le premier contact avec la clientèle de la maison de ventes. Vous préparez et coordonnez la communication et les informations relatives à l'organisation de la maison de ventes. Vous assurez la tenue administrative des dossiers vendeurs. Vous créez divers supports de communication.
Vous intégrez une structure qui accomplit toutes les facettes du métier de commissaire-priseur. Vous assisterez les commissaires-priseurs et réaliserez en autonomie les missions suivantes sous leur responsabilité :
- Accueil
o Réception, identification et orientation des clients
o Transmission des communications téléphoniques aux services concernés, premier contact entre la maison de ventes et l'extérieur
o Communication et renseignements généraux sur les produits et les services de la maison de ventes
o Gestion de la boîte mail et du répondeur, transmission des demandes et informations aux services concernés
- Secrétariat de direction
o Réception et filtrage des communications téléphoniques, contact direct avec les commissaires-priseurs et leurs clients
o Réception et transmission du courrier
o Organisation et gestion, en collaboration avec les commissaires-priseurs, de leurs agendas
o Organisation des rendez-vous d'inventaires notariés et inventaires
o Organisation matérielle des déplacements et rendez-vous des commissaires-priseurs
o Facturation des inventaires, et suivi des règlements
o Tenue et archivage des inventaires
- Secrétariat général
o Traitement, exploitation et suivi des informations de la maison de ventes (correspondance courante, affaires spécifiques)
o Réception et transmission du courrier
o Tri, dépouillement et classement des documents
o Organisation et gestion, en collaboration avec les commissaires-priseurs, de l'agenda de la maison de ventes (mise à jour des périodes d'expositions, de ventes.)
o Organisation des rendez-vous
o Commande et suivi des fournitures courantes de la maison de ventes
o Saisie et mise en forme des inventaires dans le logiciel
o Tenue actualisée du calendrier des ventes sur le site de la maison de ventes et sur la page de la maison de ventes sur les plateformes web (Drouot.com - Interencheres.com) selon la charte prédéfinie (visuel de couverture et texte d'information sur la vente)
- Administration des ventes
o Intégration des fiches des ventes cataloguées et actualisation des stocks vendeurs (dédoublonnage)
o Vérification des informations des dossiers vendeurs
o Préparation et envoi des réquisitions de ventes et catalogues avec courriers d'accompagnement, en lien avec les commissaires-priseurs
o Tenue du fichier vendeur pour la procédure LCBFT
o Mise en ligne des ventes sur les plateformes web de ventes (Drouot.com - Interencheres.com) via le système passerelle du logiciel Eauction
o Transmission du contenu des ventes à la place de marché web Artprice.com
o Ajout des corrections et modifications des PV de vente avant le début de la vente
o Publication des résultats des ventes
o Préparation et envoi des résultats des ventes avec courriers d'accompagnement, en lien avec les commissaires-priseurs
- Communication
o Préparation et envoi des newsletters pour les ventes cataloguées, en lien avec les commissaires-priseurs
o Préparation des slides pour la page d'accueil du site de la maison de ventes
o Actualisation et mise à jour régulière des pages « Collections » et « Grandes demeures » du site de la maison de ventes
o Animation du compte LinkedIn
o Relation presse
o Préparation de proposals et projets spécifiques, en lien avec les commissaires-priseurs
- Compétences requises
o Bonne présentation
o Sens du relationnel, travail autonome et en équipe
o Compétences organisationnelles, multitâches et de priorisation
o Autonomie, précision, sens du détail
o Rigueur, vif, impliqué
o Maîtrise de l'anglais
Le profil recherché
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Réaliser une veille documentaire,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Langues: Anglais exigé,Français exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Publiée le 29/04/2026 - Réf : 207PMYL
