Les missions du poste
La secrétaire d'accueil est la première interlocutrice des usagers, des familles et des partenaires de l'établissement. Elle assure l'accueil physique et téléphonique, la gestion administrative courante et contribue à la bonne circulation de l'information au sein de l'IME. Elle travaille en lien étroit avec la direction, l'équipe éducative, les professionnels paramédicaux et les services administratifs.
Assurer l'accueil physique des enfants/adolescents, des familles et des visiteurs.- Répondre aux appels téléphoniques et orienter vers les interlocuteurs concernés.
- Fournir les informations générales sur le fonctionnement de l'établissement.
- Gérer les entrées et sorties des visiteurs et intervenants.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, comptes rendus et documents administratifs.
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers administratifs.
- Mettre à jour les bases de données et les dossiers des usagers.
- Préparer les dossiers administratifs lors des admissions.
- Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des jeunes accueillis.
- Assurer la transmission des documents nécessaires aux équipes.
- Suivre certains documents obligatoires (autorisation parentale, pièces administratives, etc.).
- Gérer l'agenda de la direction ou de certains professionnels.
- Organiser les réunions (convocations, réservation de salle, préparation des documents).
- Assurer la diffusion des informations internes.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
Le profil recherché
Une première expérience en secrétariat, accueil ou assistanat administratif est souhaitée. Une expérience dans le secteur médico-social, sanitaire ou éducatif est particulièrement appréciée. Expérience dans la gestion de l'accueil du public et des appels téléphoniques.
- Qualités relationnelles et sens de l'accueil. Discrétion et respect de la confidentialité.
- Organisation et rigueur administrative.
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
- Connaissance du secteur médico-social appréciée
L'entreprise
Et si une approche différente des Ressources Humaines en milieu social, médico-social et service à la personne était possible ?
La réponse est oui, c'est ETTIC Ile-De-France !
A l'origine, ETTIC est une rencontre entre des acteurs du médico-social et social qui souhaitent travailler ensemble, mais différemment, sur les problématiques RH du secteur d'activité.
A travers notre plateforme de recrutement, ETTIC.org, nos missions sont :
- Accompagner nos coopérateurs (associations) dans leur politique RH globale
- Trouver les compétences adaptées en respectant les valeurs de chacun
- Partager les avantages et valeurs des fondements du travail temporaire
ETTIC Ile-De-France, est une coopérative d'emploi et de services spécialisée dans le recrutement et la mise à disposition de personnels vacataires dans le secteur des organismes associatifs spécialisés dans l'accompagnement du handicap et les métiers du sanitaire, médico-social et service à la personne. De par sa raison d'être et sa vocation, ETTIC Ile-De-France s'inscrit pleinement en tant que société de l'économie sociale et solidaire.
Infos complémentaires
Lundi: 08H45-12H30 / 13H00-16H45
Mardi: 08H30-12H30/ 13H00-16H45
Mercredi:08H30-12H30/13H00-16H30
Jeudi:08H30-12H30/13H00-16H30
Vendredi:08H30-12H30/13H00-16H30
Publiée le 29/04/2026 - Réf : 4026199/28631748 SDEIIM/77D
