Assistant·e Administratif·ve Apprentissage H/F

Builders Ecole d Ingenieurs

Le Centre de formation d'Apprentis (CFA) de BUILDERS Ecole d'ingénieurs recherche un-e assistant-e administratif-ve pour renforcer son équipe dynamique .

MISSION GÉNÉRALE

Vous garantissez la fluidité des processus administratifs et financiers liés à l'accueil et au suivi des apprenti-e-s, en collaboration avec les entreprises partenaires, les opérateurs de compétences (OPCO) et les équipes internes.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Accueil et relation apprenti(e)s / entreprises
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des apprenti-e-s, des entreprises et des partenaires institutionnels,
- Vous orientez et informez les apprenti-e-s et les entreprises sur les démarches administratives, pédagogiques et réglementaires.

2. Gestion administrative des contrats et conventions
- Vous traitez les contrats d'apprentissage et les conventions de formation : vérification, saisie dans l'ERP (YPAREO/AURION), suivi des signatures,
- Vous gérez les modifications contractuelles (avenants, ruptures),
- Vous répondez aux sollicitations administratives,
- Vous réceptionnez et contrôlez les conventions de mobilité tripartites, puis vous en assurez la diffusion une fois signées,
- Vous réceptionnez et suivez les accords de financement des OPCO (Constructys, OPCO EP), en collaboration avec le service comptable,
- Vous alimentez les tableaux de bord du CFA et répondez aux enquêtes (Région, OPCO, Ministère, etc.),
- Vous êtes en charge de l'archivage physique et numérique .

3. Suivi administratif des apprenti(e)s
- Vous mettez à jour le portail apprenti-e-s (publication des contrats, conventions, mise à jour des informations apprenti-e-s, entreprises etc.),
- Vous gérez l'assiduité : Assurer le suivi des absences et des retards, en lien avec les équipes pédagogiques ; en gérer le suivi administratif (dossiers individuels, prise en compte des justificatifs) et assurer la saisie dans l'ERP,
- En collaboration avec les chargé-e-s de scolarité, vous vous assurez du respect du temps de travail de 35h pour chaque apprenti-e-s.

4. Participation à l'organisation d'événements et promotion de l'école et de son CFA
- Vous participez à la logistique des événements CFA/Ecole (Journées Portes Ouvertes, forums, Journée des Maitres d'Apprentissage.),
- Vous gérez les campagnes de prospection et de remerciement pour la taxe d'apprentissage,
- Vous assurez le suivi des versements de taxe d'apprentissage : Réception, enregistrement dans l'ERP, relances si nécessaire.

Profil recherché :
Niveau Bac +2/3 (administratif, gestion, formation) avec une expérience significative en gestion administrative, idéalement dans la formation ou l'apprentissage.
La connaissance du secteur BTP serait un plus.
Savoir être :
- Rigueur administrative et sens de l'organisation
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Bon relationnel et sens du service
- Réactivité et autonomie

Savoir-faire :
- Vous maitrisez les outils informatiques (Excel, Word, Outlook..)
- Idéalement vous avez connaissance des outils YPAREO et/ou AURION (ou équivalent)
- Connaissance des procédures administratives liées à l'apprentissage et aux OPCO

BUILDERS Ecole d'ingénieurs encourage la diversité et l'égalité des chances dans le recrutement de son personnel. Si vous correspondez au profil recherché et vous avez une reconnaissance de travailleur-euse handicapé-e, vous serez le/la bienvenue au sein de l'école.