Assistant de Formations H/F

Service Public

Connaissances :

• Organisation de la formation professionnelle - Comprendre les dispositifs, acteurs et circuits administratifs de la formation ;
• Réglementation des diplômes du sport et de l'animation - Connaître les principes généraux et appliquer les règles administratives associées ;
• Fonctionnement d'un établissement public administratif - Comprendre les règles de fonctionnement et l'environnement institutionnel ;
• Procédures administratives et gestion documentaire - Appliquer et sécuriser les procédures administratives liées à la formation ;
• Outils bureautiques et logiciels de gestion - Utiliser les outils de traitement de texte, tableurs et logiciels de gestion de formation.

Savoir-faire :

• Gestion administrative des dossiers de stagiaires: constituer, vérifier et suivre les dossiers administratifs dans le respect des procédures et des échéances ;
• Suivi administratif des actions de formation : assurer le suivi des présences, attestations, conventions et documents liés aux parcours de formation ;
• Organisation administrative des sessions de formation et d'évaluation : préparer les convocations, gérer les calendriers et coordonner les éléments administratifs nécessaires aux sessions ;
• Production de documents administratifs : rédiger des courriers, attestations, conventions et documents officiels ;
• Gestion et mise à jour des bases de données de formation : alimenter et fiabiliser les outils de suivi (tableaux, logiciels, bases de données) ;
• Accueil et information des usagers (stagiaires, candidats): informer sur les procédures administratives et accompagner les démarches ;
• Suivi statistique et reporting de l'activité formation : produire des tableaux de suivi et transmettre les données nécessaires aux bilans d'activité ;
• Participation à la démarche qualité de la formation : appliquer les procédures qualité et signaler les écarts ou dysfonctionnements ;
• Utiliser plusieurs applications métier et application de gestion (X4, FOROMES, EOS...).

Savoir-être:

• Organisation et gestion des priorités : gérer simultanément plusieurs dossiers et respecter les échéances administratives ;
• Rigueur administrative : garantir la fiabilité des données et la conformité des documents ;
• Travail en équipe : coopérer avec l'équipe pédagogique et administrative du département formation, et avec les agents des autres départements ;
• Communication professionnelle : adapter son discours aux différents interlocuteurs (stagiaires, formateurs, partenaires) ;
• Sens du service public : accueillir et accompagner les usagers avec neutralité et équité ;
• Adaptabilité : s'ajuster aux évolutions des procédures et de la réglementation ainsi qu'aux contraintes organisationnelles.

Le CREPS Auvergne-Rhône-Alpes / Vichy peut assurer au nom de la Région, les missions suivantes :

· Assurer l'accueil et l'accompagnement de sportifs régionaux, le cas échéant par le biais de conventions entre régions fixant les modalités de leur prise en charge ;

· Promouvoir des actions en faveur du sport au service de la santé et du sport pour tous ;

· Développer des activités en faveur de la jeunesse et de l'éducation populaire ;

· Mettre en oeuvre des offres de formation aux métiers du sport et de l'animation, conformément aux besoins identifiés par le schéma régional des formations.

Missions du département formation professionnelle et apprentissage :

Proposer, concevoir, mettre en oeuvre et évaluer les actions de formation dans les secteurs du sport, de la jeunesse, de l'éducation populaire et de la vie associative dans le cadre défini par les textes législatifs et réglementaires et les orientations politiques de l'Etat et de la Région, en cohérence avec les finalités et objectifs définis par le chef d'établissement.