Assistant Agence & Travaux H/F AGEMA

Définition de la mission:
-Interface entre le bureau d'étude, les chargés d'affaires et les conducteurs de travaux

-Gère le suivi administratif des dossiers techniques (projet, conformité réglementaire...)

-Participe à la mise en place d'ISO 9001

-Interface avec les fonctions support du groupe

Principales activités de la fonction:
Suivi des chantiers et des dossiers

Organise les réunions de lancement d'opérations et rédige les comptes-rendus

Assiste le conducteur de travaux pour la préparation du chantier

Suit les commandes et les approvisionnements des chantiers

Vérifie la bonne réception des pièces marché

Reporte à la Direction l'avancée des dossiers, transmet les procès-verbaux et les échéanciers

Gestion commerciale

Organise les rendez-vous et les contrats avec les différents concessionnaires

Gère les rendez-vous et les contrats avec les bureaux de contrôle et les coordinateurs SPS

Transmet les fiches techniques aux bureaux de contrôle et remet au client le dossier d'ouvrage

Gestion administrative et comptable

Saisit sur SQUALP les ordres d'achat, les réceptions et les levées de réserve

Valide les bons à payer en accord avec le Service Travaux

Gère le courrier, les appels et les fournitures

Planifie les réunions de la Direction, rédige les comptes-rendus et suivis de réunion

Assure une veille économique et rédige des fiches opportunités pour la Direction

Source et informe la Direction des appels d'offres public et privé

Constitue les dossiers des appels d'offres et des soutenances et s'assure des délais de remise

Vient en appui des collaborateurs (relance sous-traitants, organisation des déplacements...)

Tient un plan de charge mensuel de l'activité et alerte sur tout dysfonctionnement