Assistant Adm Secrétaire de Direction H/F

Service Public

Secrétariat du directeur, participation à la gestion administrative de l'établissement sous la responsabilité du Directeur de l'EPLEFPA et en soutien à la S.G., remplacement occasionnel au poste d'accueil.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Secrétariat de Direction
- Rédaction des courriers administratifs
- Tenue de l'agenda du Directeur
- Dossiers en lien avec les personnels, structures, dotations, organismes professionnels
Préparation et participation au Conseil d'Administration et à la Commission Hygiène et Sécurité
- Convocations, listes d'émargement, suivi des réponses et relances
- Réalisation des dossiers à mettre sur table et à envoyer
- Réalisation des comptes rendus, PV et relevés de décisions.
Elections des représentants du personnel
- Préparation, organisation des votes, dépouillement, diffusion des listes aux élus
Gestion administrative des personnels
- Mise à jour du Document d'Accueil
- Suivi des projets en cours en lien avec le Directeur et la SG
- Suivi administratif du Personnel Ministère : RenoirRH
- Gestion des dossiers : mouvement, retraite, avancements, temps partiel, congés divers
- Suivi dossiers de recrutement des contrats : ACEN, ACB, Assistants d'Education et AESH
- Suivi des demandes d'inscriptions aux formations, validation RenoiRH -Formation et archivage attestations de stage des personnels (rôle de RLF)
- Saisie des frais de déplacement des agents en formation sur Chorus-DT (en cas d'absence de la Secrétaire Comptable)
Suivi des heures supplémentaires des agents
- Gestion des congés et des absences
- Suivi dans tableau excel
Remplacer occasionnellement au poste d'accueil (Permanences)
- téléphone courrier


CHAMP RELATIONNEL :
Sous l'autorité du Directeur, sous la responsabilité directe de la Secrétaire Générale, contacts avec les enseignants et formateurs, les agents, les partenaires institutionnels et professionnels.