Secrétariat Général H/F

Creuse Confluence

La Communauté de Communes Creuse Confluence recrute, pour son secrétariat général, un agent administratif (h/f) à temps complet.
Sous l'autorité de la Direction générale des services, l'agent en charge du secrétariat général (h/f) aura notamment pour missions :

Vos principales missions :

Secrétariat Général :
- Accueil et renseignements du public,
- Gestion et transfert des appels téléphoniques de toute la structure,
- Gestion du courrier : envoi, réception, diffusion et traçabilité
- Affichage de l'information,
- Gestion du planning de réservation des véhicules de service,
- Gestion de la réservation et installation de la salle de réunion,
- Etablir les bons de commande (fêtes et cérémonies, réunions, gestion de stocks)
- Gestion et commandes des fournitures administratives et alimentation (réunions, évènements.)
- Préparer et organiser la logistique d'évènements
- Archivage numérique et papier : tri, classement et recherche des documents archivés pour les services
- Saisir et mettre à jour les bases de données
- Organiser des agendas partagés élus/directeurs
- Suivre l'agenda et le calendrier des différents évènements (dates de réservation des salles et gestion des dates des commissions)

Secrétariat et suivi administratif :
- Gestion et transfert des mails aux services concernés, aux élus
- Rédiger les courriers et divers documents
- Préparer les dossiers pour les réunions auxquelles participent la DGS, le DGA et la DF
- Préparer les commissions thématiques
Envoi des convocations / OJ
Préparation des documents pour les commissions de travail
Réalisation et mise en forme de diaporamas
Rédaction des comptes-rendus (commissions thématiques.)
Envoi des comptes-rendus aux membres des différentes commissions
- Centraliser les demandes de subventions des associations,
- Centraliser toutes les conventions de la collectivité et les classer de manière dématérialisée avec un suivi de validité pour une meilleure anticipation de renouvellement, le cas échéant,
- Suivi des réunions en lien avec l'agenda de l'équipe de Direction,
- En cas d'absence, soutenir administrativement l'agent en charge des Assemblées.

Profil recherché :

Compétences ou connaissances requises :
- Connaissance de l'organisation des collectivités, du statut de la fonction publique territoriale et de l'environnement territorial
- Maitrise des outils informatiques courants
- Maitrise des veilles informationnelle et documentaire
- Maitrise rédactionnelle et grammaticale
- Capacité à rendre compte

Savoir être :
- Autonomie, réactivité et organisation
- Sens de l'initiative
- Discrétion professionnelle
- Sens du contact
- Sens du service public
- Esprit d'équipe

Autres informations :

- Lieu de travail : Gouzon (23)
- Type de contrat : CDD de 6 mois (renouvelable)
- 35h00 hebdomadaires
- Prise de poste dès que possible
- Envoyer lettre de motivation et CV par courriel à ****@****.**