Assistant Technique Administratif H/F

Alphea Conseil

Véritable pilier de l'organisation, vous intervenez sur un large périmètre mêlant administratif, suivi technique et relation client.

Au quotidien, vos missions sont les suivantes :
Accueil et gestion administrative
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
Gérer le courrier : réception, ouverture, tri, diffusion et suivi
Organiser et structurer le classement des documents
Assurer la gestion des fournitures et des moyens généraux

Suivi administratif des opérations immobilières
Gérer l'envoi et le suivi des contrats de réservation
Suivre les dossiers jusqu'à la signature chez le notaire
Assurer le suivi des appels de fonds :
Transmission aux clients
Vérification des encaissements
Mise à jour des tableaux de suivi
Relances si nécessaire
Suivre les versements chez le notaire et transmettre les attestations aux organismes concernés

Gestion financière et suivi des tableaux
Suivre et traiter les factures
Mettre à jour les tableaux de suivi financiers (factures, avances, récupérations)
Gérer la facturation des travaux modificatifs acquéreurs (TMA)
Assurer le suivi des encaissements et la mise à jour des indicateurs associés

Gestion des assurances et des dossiers techniques
Monter les dossiers d'assurances pour chaque opération
Assurer le suivi des démarches administratives

Appels d'offres et support opérationnel
Participer à la prospection téléphonique dans le cadre des appels d'offres
Réceptionner, analyser et classer les offres des entreprises
Suivre les relations avec les partenaires techniques

Relation clients et accompagnement
Accompagner les clients dans leurs choix
Mise au point clients sur l'aménagement intérieur
Répondre à leurs demandes et assurer un suivi de qualité

Organisation des livraisons
Préparer les livraisons clients :
Envoi des convocations
Vérification des encaissements
Suivi des documents obligatoires (assurances.)
Préparer les dossiers internes (clés, badges, documents contractuels, PV.)
Assurer le suivi post-livraison :
Envoi des quitus de levée de réserves
Classement et archivage des documents