Assistante Administrative et RH H/F

N.G.I. Consulting

Au sein de notre agence, vous occuperez un rôle clé à la fois en gestion des ressources humaines et en administration générale. Vous serez le référent RH pour les collaborateurs et assurerez la gestion opérationnelle des agences (Plaisance du Touch, Bergerac, Perpignan). Vous interviendrez également en support à la production pour des tâches administratives liées aux commandes et à la facturation.

1. Gestion des Ressources Humaines (70-80%)
Gestion Administrative du Personnel
Gestion des contrats :
Rédaction, suivi et archivage des contrats CDD/CDI.
Gestion des contrats d'intérim (relation avec les agences d'intérim, suivi des missions).
Moyens matériels :
Attribution et suivi des équipements (ordinateurs, téléphones, outils de travail).
Gestion des retours et renouvellements du matériel.
Relais RH :
Réponse aux questions des collaborateurs (congés, paie, avantages sociaux, etc.).
Transmission des informations entre la direction et les équipes.
Gestion des Habilitations
Suivi des habilitations du personnel (électriques, CACES, AIPR, etc.).
Planification des formations et renouvellements des certifications.
Vérification de la conformité des habilitations en vigueur.
Gestion des Agences
Frais généraux :
Suivi et paiement des factures (ménage, électricité, recyclage, café, etc.).
Négociation avec les prestataires pour optimiser les coûts.
Approvisionnement :
Commande et gestion des fournitures de bureau.
Suivi des stocks et réapprovisionnement.
Relation avec le logisticien :
Gestion du parc véhicule (suivi des contrats de location/achat, assurances, entretiens).
Validation des frais de garage et des notes de frais liées aux véhicules.

2. Production (20%)
Support Administratif
Saisie et réception des commandes :
Enregistrement des commandes clients dans les outils internes.
Vérification de la conformité des commandes (délais, quantités, spécifications).
Déclaration de production :
Utilisation des outils internes pour déclarer l'avancement des projets.
Suivi des indicateurs de production et reporting.
Facturation :
Préparation et envoi des factures clients pour les prestations réalisées par l'agence.
Suivi des paiements et relances si nécessaire.