Assistant·e de Direction H/F CCAS de Grenoble

ACTIVITES PRINCIPALES

» Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et aux besoins d'autres Directions

» Gestion de l'organisation du service

Assurer la mise jour de l'agenda de la direction sur Outlook,

Planifier et organiser les réunions de coordination des directions déléguées, de la direction avec les services et/ou des partenaires extérieurs

Prendre en compte et traiter l'ensemble des demandes des établissements en assurant le lien avec les services ressources du siège (travaux, ressources humaines, administration générale),

Organiser les Conseils de crèche en lien avec les secrétariats des établissements,

Participer à la conception de tableaux de bord, les mettre à jour et alerter en cas de besoin,

Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables,

Gérer les agendas de la directrice et des directeurs délégués en lien avec eux

» Traitement de l'information

Recueillir, enregistrer trier et diffuser le courrier, par l'alimentation et le suivi d'un outil de type chrono

Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte courrier,

Rédiger des comptes rendus de réunions, des délibérations et des courriers à partir d'éléments fournis,

Faire le lien avec les secrétariats des établissements pour diffusion d'informations et bonnes pratiques

Organiser et assurer le classement papier et informatique, la bonne utilisation de l'arborescence DASPA

» Gestion de dossiers spécifiques

Suivre les contrats de prestation et conventions de partenariat en cours, alerter sur les renouvellements, inscrire les conventions à l'ordre du jour du Conseil d'Administration, assurer la rédaction de délibérations simples,

Suivre les conventions de stage, et les consommations de l'enveloppe de gratification, en lien avec les autres directions du CCAS,

Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier,

Etre force de proposition pour la création d'outils de suivi,

Aider à la réalisation des rapports d'activité

Etre l'interface entre les établissements et services DASPE et la direction de la communication pour la veille et la valorisation d'évènements ou activités

Référent Octime

Référent Astre

Référent Nouveaux Arrivants

» Assurer la gestion des enveloppes budgétaires du service (commandes, engagements, liquidation des factures).