Alternant Assistant Administratif H/F Family Sphere

En tant qu'alternant(e) assistant administratif, le poste a pour objectif de soutenir le bon fonctionnement quotidien du service en prenant en charge les tâches courantes de gestion administrative, de suivi des dossiers et de coordination interne.

La mission contribue à la fluidité de l'information, à la qualité de l'accueil et à la fiabilité des documents nécessaires aux activités de l'équipe. Assurer l'accueil physique et téléphonique : prise de messages, orientation des interlocuteurs, transmission des informations aux personnes concernées.

Gérer le courrier entrant et sortant : réception, tri, numérisation éventuelle, envoi et classement, en veillant au respect des délais et des procédures internes.

Participer à la gestion et à la mise à jour des dossiers administratifs : saisie et vérification de données, classement papier et numérique, archivage et recherche de documents.

Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents : courriers, notes internes, comptes rendus simples, tableaux de suivi, présentations et formulaires.

Appuyer l'organisation logistique des réunions et événements internes : préparation de documents, envoi de convocations et suivi des présences.

Participer aux missions RH : publication d'annonces de recrutement sur des sites dédiés, tri des candidatures, contact et suivi des candidats, organisation des entretiens.

Effectuer des tâches de gestion courante : suivi de fournitures, mise à jour de bases de données, scans, copies, enregistrement de factures ou de notes selon les procédures.

Contribuer à la circulation fluide de l'information dans l'équipe en relayant les messages, en mettant à jour les tableaux de bord et en signalant les éléments urgents ou manquants. Cette mission s'intègre directement dans les objectifs du service en permettant de gagner en efficacité opérationnelle, d'améliorer la traçabilité des informations et de soutenir les équipes dans leurs activités quotidiennes, afin de garantir un fonctionnement administratif fiable et structuré.