Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F

Agence Publique pour L'immobilier de la

Rattaché(e) au Directeur de la Direction des achats et de la gestion de l'environnement de travail (DAGET), l'assistant(e) assure le suivi administratif et budgétaire des marchés de fonctionnement de l'APIJ, participe activement à la gestion administrative de la direction et assure le traitement des demandes de fournitures pour le bon fonctionnement de l'APIJ. Il/elle est chargé(e) d'instruire les demandes de frais de déplacement et d'apporter le soutien nécessaire aux agents et aux chargés de voyage pour les problématiques relatives aux déplacements professionnels. Il / Elle suit également l'exécution du marché de déplacement.

Les Missions Exercées Sont Les Suivantes

Participation à la gestion du fonctionnement de l'Agence :

Instruit des demandes de devis ;
Assure la passation de commandes (fournitures, prestations informatiques ou logistiques)
Gère la relation fournisseurs, et notamment et échanges avec les prestataires dans le cadre des suivis des commandes
Suivi et gestion des factures : rattachement des factures aux marchés, liquidation comptable, constatation du service fait
Veille au respect du délai global de paiement ;
Participe à la construction du budget du pôle gestion (programmation) et au suivi de son exécution.

Administration des marchés publics relatifs au fonctionnement de l'Agence :

Passation des marchés de fournitures, de services et de prestations intellectuelles inhérents au fonctionnement de l'établissement public (définition des besoins, rédaction des pièces techniques et administratives, analyse des offres et proposition d'attribution.)
Suivi de la bonne exécution des marchés (en relation avec les autres agents de la direction) et relais auprès des titulaires de marchés
Suivi des échéances contractuelles au moyen de tableaux de suivi des marchés

Instruction Et Suivi Des Demandes De Déplacement

Instruire les demandes de remboursement de frais de missions au regard des textes réglementaires et internes les régissant ;
Apporter le soutien nécessaire aux chargés de voyage et aux agents pour leurs déplacements professionnels ;
Assurer la gestion des frais de tiers en réimputant les données nécessaires dans l'outil informatique de gestion ;

Mission complémentaire « référent(e) Achat public »

Organise la fonction achat public au sein du Secrétariat général par un accompagnement, une assistance, un conseil, un contrôle dans l'évaluation du besoin ;
Contribue à la mise en place le plan d'actions achat répondant aux enjeux de performance juridique, économique, écologique. ;
Apporte une assistance / un conseil dans l'évaluation du besoin ;
Assure la gestion administrative des procédures ;
Force de proposition quant à l'évolution des outils organisationnels au sein du service afin, notamment, de répondre aux demandes de la Direction des achats de l'Etat.