Assistant Administratif Karting H/F Automobile Club de l'Ouest

L'assistant(e) administratif(ve) karting assure le soutien administratif des activités de karting loisir et karting sport. Il/elle apporte également, de manière ponctuelle, un renfort à l'accueil ainsi qu'un appui administratif lors de l'organisation des sessions open kart.

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

A. Organisation des épreuves sur le CIK :

• Gérer les démarches administratives liées aux événements, en lien avec l'ASK ACO, et veiller au respect des délais de transmission des documents auprès des instances officielles (FFSA, préfecture),
• Recenser et coordonner les besoins en commissaires de piste avec l'ASK ACO et le service commissaires ACO,
• Identifier les besoins en restauration pour les officiels et encadrants,
• Définir les besoins en personnel (contrôle, sécurité, staff parc fermé...) et en matériel,
• Centraliser et transmettre les demandes aux services supports ACO selon les spécificités de chaque événement, en lien avec le pôle karting sport.

B. Karting loisir :

• Assurer la mise à jour des championnats karting loisir ACO et Sodi World Series,
• Élaborer les reportings de chiffre d'affaires dans les outils de suivi d'activité,
• Créer les bons de commande des prestataires via SAGE,
• Contrôler la conformité des factures prestataires avec les bons de commande,
• Veiller à la bonne tenue du classeur des feuilles d'animation, en amont et en aval des événements,
• Participer ponctuellement à l'accueil,
• Apporter un soutien administratif occasionnel à l'organisation des sessions open kart.

C. Karting sport - Roulage licenciés karting et moto :

• Gérer les inscriptions des participants,
• Préparer les documents d'affectation des stands à destination du chef de piste.