Secrétaire de Direction - Centre Pénitentiaire de Maubeuge H/F

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LILLE

L'adjoint administratif peut exercer toute une série de métiers bureautiques dans des domaines variés. Il est chargé dans le champ de compétence de son service, de gestion administrative d'exécution, gestion des ressources humaines, comptabilité, logistique. Il peut aussi assurer des missions d'accueil et de secrétariat.

• Accueil téléphonique et visiteurs
• Tri, enregistrement et distribution du courrier externe et interne
• Enregistrement et saisie sur informatique des notes et courriers divers
• Travaux divers de secrétariat: télécopies, photocopies, scanner, courrier électronique, classement, archivage, prises de note et transcription sur informatique
• Gestion des enquêtes et enregistrement des personnes souhaitant accéder à l'établissement (accès ponctuels, temporaires, permanents)
• Elaboration du rapport d'activité annuel de l'établissement et saisie du compte rendu de séance
• Gestion du planning des salles de réunions et des véhicules de fonction
• Utilisation des logiciels : WORD, EXCEL, GSE, GENESIS, OUTLOOK
• Transmission à la DISP et à ses services (DSD, unité droit pénitentiaire...) les éléments sollicités et collectés auprès de services (contentieux liés au travail pénitentiaire, incidents liés aux astreintes...)
• Correspondant Local communication auprès de la DISP de Lille
• Gestion de l'intégralité des archives
• Correspondant archives et versement des archives de l'ensemble des services.
• Mise à jour et suivi du tableau concernant les interdictions judiciaires de contact/paraître auxquels sont soumis les personnes détenues.
• Statistiques trimestrielles du contrôle du service fait des aumôniers.

Cette fiche peut préalablement variée en fonction de la nécessité de service et des missions imposées par le CE