Responsable Administratif et Financier H/F

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Rattaché(e) à l'équipe de support à la Recherche du Laboratoire MICS, le ou la responsable recruté(e) aura la charge du suivi et du contrôle des recettes et des dépenses de toutes les ressources financières du laboratoire et de l'équipe associée, notamment la gestion des contrats de recherche ainsi que de la gestion des ressources humaines du laboratoire en collaboration avec une assistante (qui aura aussi en charge l'élaboration du budget du laboratoire et la mise en place des processus de suivi et de gestion des recettes et des dépenses du Laboratoire).

A ce titre, les activités principales seront les suivantes :

Gestion des contrats de recherche :
- Organiser le montage administratif et financier (coût complet) d'un projet national ou européen de recherche en lien avec l'équipe support de la DR.
- Aider à faire le montage du budget (processus ANR ou commission européenne).
- Construire les budgets prévisionnels des équipes et réalisation des bilans budgétaires à l'aide de tableaux de bord.
- Conseiller l'équipe de direction dans le domaine de la stratégie budgétaire et financière du laboratoire.
- Mise en place des processus et outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement de la structure.
- Anticiper et effectuer les réaffectations de ressources.
- Assurer un suivi et un contrôle des recettes et dépenses des contrats de recherche (ANR, Labex, contrats européens, chaires, allocations de recherche Région Ile de France, etc.)
- Contrôler la disponibilité des crédits.
- Élaborer deux fois par an les budgets prévisionnels de chaque contrat.
- Exécuter, réaliser les « relevés de dépenses » aux dates contractuelles et adresser ces estimations à la DFC.
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques).
- Participer à la réalisation des comptes rendus intermédiaires des travaux par les porteurs de projets, notamment sur l'aspect RH et taux d'avancement des dépenses lors des réunions avec partenaires de projet et financeurs.
- Enregistrer les contrats signés sur l'espace DR.
- Savoir communiquer avec les financeurs.
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
- S'appuyer sur les compétences des Services Financier et juridique de l'École.

Gestion du budget du laboratoire et de l'équipe associée :
- Contrôler les dépenses budgétaires des dotations du laboratoire et de l'équipe associée, « fonctionnement » et « investissement » et la disponibilité des crédits.
- Contrôler le service fait (mettre le « reçu conforme » - et accord pour paiement des factures).
- S'appuyer sur les compétences des Services Financier et juridique de l'École.

Gestion administrative (en collaboration avec l'assistante/gestionnaire) :
- Organiser et vérifier les dossiers de recrutement des doctorants, post-doctorants, ingénieurs et stagiaires.
- Suivre les demandes d'admission à l'École Doctorale.
- Instruire les dossiers de prise en charge par et pour Campus France.
- Anticiper, mettre en place et suivre les reconductions éventuelles des CDD.
- Alimenter le tableau de bord des effectifs « entrants » et « sortants ».
- Gérer les stagiaires (suivi des conventions de stage, gratification ou rémunération).
- Préparer les dossiers des professeurs « invités ».
- Gérer les congés sur le tableau de bord.

Particularités ou contraintes du poste :
Le poste sur lequel vous candidatez se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.