Assistant d'Opérations H/F

S.E.M D'equipement du Pays D'aix

Il ou elle assure le secrétariat classique des chefs de projets et/ou des chargés d'opérations ainsi que l'assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations.

1- Assurer le secrétariat classique des chefs de projets et/ou chargé(e)s d'opérations

- Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil et le standard téléphonique
- Saisir et /ou rédiger les documents, courriers, notes, rapports
- Gérer le ou les agendas, organiser les rendez-vous
- Organiser et préparer les réunions et leurs supports techniques
- Diffuser les comptes rendus de réunions
- Organiser l'intérim de son poste avant ses absences
- Assurer en fonction des besoins le secrétariat courant par intérim des autres chargés d'opérations

2- Assurer une fonction d'accueil et d'information des tiers

- Accueillir et orienter les interlocuteurs
- Recueillir les données relatives aux acquisitions et aux ventes, les transmettre au notaire, à l'avocat et à la personne renseignant la base foncière

3- Assister le chef de projet et/ou le chargé d'opérations dans le cadre des marchés, lettres de commande etc .en relation avec le service juridique

Assurer le suivi administratif des opérations après l'appel d'offres jusqu'à la réception, notamment :

- Suivre les notifications
- Contrôler les situations de travaux et d'honoraires et les mises en règlement
- Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier
- Diffuser les pièces remises et les comptes rendus de chantier
- Diffuser les notifications
- Tenir à jour le tableau des agréments
- Suivre les attestations légales, assurances

Diffuser les DOE après vérification par le chef de projets et/ou le chargé(e) d'opérations et préparer les quitus et les des dossiers de clôture

Veiller à l'archivage de l'opération et plus globalement toute mission nécessaire à l'avancement des opérations

4- Assurer une fonction d'alerte et d'interface :

- S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe
- Assurer à la demande du ou des chargés d'opérations les contacts avec les tiers (maîtres d'oeuvre, collectivités, administrations, vendeurs, expropriés, clients futurs.).