Assistant Administratif - CDD H/F

Institut Catholique de Lille

Contexte

L'envie de relever des défis et le sens du relationnel vous animent au quotidien. Esprit d'initiative, réactivité et sens du service sont des valeurs qui vous parlent. Vous êtes force de proposition et travaillez en toute autonomie. Rejoignez une faculté renommée et son équipe.

Missions

Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons pour la Faculté de Droit, campus d'Issy-les-Moulineaux, un(e) assistant(e) administratif(ve) en CDD de 7 mois à temps plein, poste à pourvoir à partir d'avril.

Votre quotidien en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) : vous êtes l'interlocuteur principal des étudiants et les accompagnez tout au long de leur parcours de formation.

Vos missions seront les suivantes :

Accueil et interface avec l'extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.).
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation, favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d'option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes. Recevoir le cas échéant les parents avec la même préoccupation.

Gestion administrative

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.) ; les afficher aux endroits prévus à cet effet, les transmettre par mail.
* Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des mails, courriers, etc. ; notamment, réceptionner les copies corrigées et les notes, saisir et traiter les informations.
* Gérer au quotidien la saisie des notes dans notre logiciel interne (Agora)

Organisation logistique

* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d'optimisation de l'occupation des locaux, en lien avec la personne chargée de la réservation des salles ;
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion parents-professeurs, réunion des enseignants, réunion de consultation de copie, etc.) ;
* Gérer les stocks de consommables nécessaires pour la gestion de son activité
* Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement logistique de son activité.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

* Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Anglais niveau B2 minimum
* Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.
* Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Rémunération prévue : Entre 1970€ et 2060€ brut mensuels