Si3 Siege Dir Competences RSE O'MetiersAssistant Administratif H/F Ortec Group

Dans le cadre du développement de nos équipes, nous recherchons un Assistant Administratif H/F qui interviendra de manière transversale auprès de plusieurs services : RSE, Bureau d'Études Levage, Service Contrats et Bureau d'études Soudage.

Le poste est basé au siège social du Groupe Ortec, situé au coeur du technopôle d'Aix-les-Milles.

Vos missions clés consisteront notamment à :

1. Assistance administrative transverse (tous services)

- Gestion des commandes et suivi des factures fournisseurs (QIB, petit matériel, matériel informatique...).

- Interface avec le service achats pour la création ou validation de nouveaux fournisseurs (logiciels, matériel...).

- Vérification des notes de frais et appui à l'organisation des déplacements.

- Création des comptes informatiques (stagiaires, nouveaux arrivants) et gestion des demandes d'accès : Accueil visiteurs, Logiciels internes (Sioux, Notilus, SIRH, SharePoint...)

- Soutien à l'organisation d'événements internes : accueil des apprentis, réunions externes, repas, événements d'équipe...

- Participation à l'accueil des nouveaux arrivants du siège (Mission Casque d'Or).

- Appui général aux services sur les outils, processus groupe et sollicitations quotidiennes.

2. Support spécifique au Bureau d'Études (BE)

- Suivi et émission de la facturation interne (10 à 20 factures par mois) liées aux tâches et projets.

3. Support spécifique au Service soudage

- Gestion administrative pour 2 entités : Lançon (OI siège) et SCI (OS)

- Suivi de la facturation interne : tâches, projets, audits ISO3834, refacturations normes.

- Appui administratif lié au programme ANRT (thèse) : contrôle des financements reçus.

- Relecture et mise en forme de documents en français et en anglais.

- Rôle de référent Sioux : gestion des accès, demandes, paramétrages de base.

4. Support spécifique au Service Contrat

- Appui à la réponse aux appels d'offres : RFI / dossiers administratifs, Recherche et collecte d'informations administratives

5. Support spécifique au Service RSE

- Réponse aux enquêtes INSEE.

- Préparation des éléments pour les questionnaires ECOVADIS des agences.

- Appui aux ingénieurs RSE pour : Le reporting extra-financier annuel, La collecte des données, La préparation des documents RSE de l'année

- Interface avec les services du siège (DSI, DAF, Achats...).

- Centralisation et traitement des demandes des agences, départements et pôles concernant les questionnaires RSE clients.

- Appui administratif courant : déplacements, notes de frais, accès, comptes informatiques, événementiel interne...