Assistant de Direction H/F

Service de l'action administrative et des moyens

Au sein du secrétariat général du Conseil d'orientation de la jeunesse (COJ), et sous l'autorité directe du secrétaire général et de la secrétaire générale adjointe, l'apprenti(e) assistant(e) administratif(ve) apporte un appui essentiel au fonctionnement administratif, organisationnel et financier de l'instance :

Bloc 1 : Participer à la gestion administrative et la communication interne

- Accueil téléphonique et la gestion de la boîte fonctionnelle du COJ, garantissant la bonne circulation de l'information ;

- Gestion de l'agenda du Président, des Présidentes de commission et des réunions du COJ ;

- Traitement du courrier entrant et sortant,

- Mise à jour des coordonnées des membres ;

- Classer, archiver et organiser les documents selon un plan de classement structuré ;

- Saisir dans l'outil SOLON les projets d'arrêtés de nomination, respectant les procédures administratives en vigueur.

Bloc 2 : Participer à l'organisation et la prépartion des réunions et événements

- Organisation de la logistique des réunions et rendez-vous (réservation de salles, équipements informatiques et logistiques) ;

- Préparation et envoi des convocations électroniques aux membres du COJ ;

- Gestion des inscriptions aux réunions et des feuilles d'margement ;

- Saisir dans l'outil CHORUS, les demandes de prise en charge des déplacements des membres;

- Constituer à tenir à jour les fonds de dossier en préparation des réunions plénières, des commissions, des groupes de travail et des rendez-vous.

Bloc 3 : Participer au suivi administratif et financier

- Suivi du budget alloué au COJ en collaboration avec le secrétariat général ;

- Suivi des frais de déplacement des membres via le référentiel Chorus DT ;

Bloc 4 : Contribuer à la communication institutionnelle

- Mise à jour de la rubrique dédiée au COJ sur le site Jeunes.gouv.fr ;

- Participation à la mise en forme des documents institutionnels (avis, rapports), en respectant la charte graphique et les standards de communication.