Adjoint en Gestion Administrative H/F

Université Paris-Saclay

Mission et positionnement de l'agent :

Au sein du Service des Études et de la Vie Étudiante de l'UFR Médecine, l'adjoint.e en gestion administrative est l'interface entre le chef de service, les usagers, les secrétariats pédagogiques et les enseignants. Il/Elle assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits en Master.

1. Accueil et information

· Assurer l'accueil et l'information des usagers

· Participer à l'amphi d'accueil de rentrée

· Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail

· Assurer le lien avec les Responsables Masters

2. Gestion administrative du cursus de l'étudiant

Inscriptions administratives :

· Réaliser, vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription administrative des étudiants en Master

· Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant

· Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant pour se connecter

aux applications de l'université

Gestion de la scolarité :

· Réaliser les inscriptions pédagogiques en Master

· Coordination et reprise des données des secrétariats pédagogiques délocalisés sur différents

sites

· Coordination et reprise des données des secrétariats pédagogiques délocalisés sur différents

sites

· Diffuser les plannings d'enseignement et calendrier des examens

· Gestion et suivi des examens (organisation, report de notes, procès-verbaux, délibérations,

résultats)

· Établir les placements dans les salles d'examens et les listes d'émargements

· Assurer les émargements d'entrée et de sortie lors des épreuves

· Extraire les notes et établir les PV de résultats pour les délibérations

· Diffuser les résultats après délibérations

· Gérer les demandes de consultation de copie

· Assurer l'ensemble des actes nécessaires à la délivrance et archivage des diplômes,

certifications, et attestations de réussite

· Gestion des PV sur le site Web de la faculté

3.Participation à l'ensemble des activités de la structure

· Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses

· Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service

4.Participation aux opérations collectives du SEVE, notamment :

· Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS)

· Aux Epreuves Classantes Nationales informatisées (ECNi)

· De manière générale à tout événement spécifique lié à l'activité pédagogique ou à la vie

étudiante.