Responsable Pôle Administratif et Financier H/F Ville de Massy

Descriptif et missions
Responsable pôle administratif et financier (h/f) Ce poste est à pourvoir à Massy.
Responsable pôle administratif et financier (h/f)
Massy est devenue en seulement quelques dizaines d'années le premier pôle économique de l'Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d'un Opéra et d'une gare TGV, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger, travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques...), se rencontrer (380 associations), grandir (33 écoles, 4 collèges, 3 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd'hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au coeur de la communauté d'agglomération Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.

Le pôle administratif et financier a pour objet d'assurer l'ensemble des fonctions supports du CTM et la coordination de dossiers en transversalité avec les directions Espace Publics et Cadre de Vie. Sous l'autorité du Directeur Maintenance et logistique, vous organisez les activités du service et êtes garant·e de la bonne production de celui-ci. Vous managez dans cet esprit, les agents·es sous votre autorité. Vous assurez également un lien permanent avec les différents services Ressources de l'administration.

Management et supervision de l'activité du pôle administratif et financier :
- Coordonner et superviser les activités du pôle administratif et financier afin de garantir une organisation fluide et performante,
- Organiser et animer le travail de l'équipe (réunions de service, planification, accompagnement au quotidien) pour favoriser la cohésion et l'efficacité collective,
- Être force de proposition pour optimiser les processus administratifs et financiers de la Direction Maintenance et Logistique,
- Assurer la gestion des ressources humaines du pôle (rédaction des fiches de poste, évaluations annuelles, entretiens de recrutement, application des règles d'hygiène et de sécurité, etc.),
- Vérifier et garantir la bonne exécution des tâches confiées au secrétariat, dans un souci de qualité et de fiabilité,
- Accompagner et soutenir les responsables d'ateliers et les gestionnaires de contrats dans leurs missions quotidiennes,
- Coordonner les dossiers en transversalité pour assurer une circulation efficace de l'information et une cohérence des actions,
- Assurer le rôle d'administrateur ATAL, notamment en accompagnant les ateliers et en paramétrant les droits et accès,
- Rendre compte à la hiérarchie de l'avancement des dossiers et signaler les éventuels points de vigilance,
- Participer à l'élaboration des dossiers stratégiques de la direction pour contribuer au pilotage global de l'activité.
Préparation et exécution budgétaire et comptable :
- Préparer le budget (budget primitif et décisions modificatives) en collaboration avec le Directeur Maintenance et Logistique,
- Assurer l'exécution budgétaire (collecter et contrôler les devis et les bons de commandes sur Atal pour transmission au service des finances, vérifier la disponibilité des crédits, assurer la demande de virements de crédits, saisie des BPU sur ATAL),
- Appliquer et faire respecter les règles de la comptabilité publique et de la commande publique sous le contrôle du service des finances.

Gestion des marchés publics :
- Participer à la rédaction des pièces techniques et financières (BPU, DPGF) et à l'analyse des marchés en lien avec le gestionnaire de contrats concerné et la commande publique,
- Prendre en charge l'analyse financière afin d'éclairer les décisions stratégiques de la direction,
- Veiller au respect des règles de mise en concurrence pour les dépenses entre 8 K€ et 40 K€, et garantir un processus d'achat transparent et conforme,
- Identifier les nouveaux besoins en collaboration avec les gestionnaires de contrats et en concertation avec le service de la commande publique, pour anticiper et optimiser les achats,
- Garantir la mise à jour du tableau de suivi de l'ensemble des marchés publics afin d'assurer une vision claire, fiable et actualisée des procédures en cours,
- Gérer et archiver les pièces de marché dans le respect des exigences réglementaires et des bonnes pratiques de gestion documentaire.

Suivie des dossiers RH :
- Gérer le suivi administratif du personnel des ateliers en régies (Propreté urbaine, Voirie express, Espaces verts, Maintenance et Logistique), en coordination avec les assistants administratifs, pour assurer une gestion fluide des absences, mouvements de personnel et recrutements.
- Organiser et suivre les formations, notamment réglementaires, des agents du CTM, en lien étroit avec la responsable formation RH, afin de garantir la montée en compétences et la conformité des équipes.
- Garantir le suivi et le contrôle des heures supplémentaires et des primes d'insalubrité pour assurer une rémunération juste et conforme aux règles en vigueur.
- Assurer la gestion administrative des astreintes neige, en veillant à la bonne coordination et à la préparation des dispositifs spécifiques.
- Contribuer à la gestion d'une partie du planning et des heures supplémentaires du cirque, pour optimiser l'organisation opérationnelle.
- Relayer les informations auprès des équipes du CTM, afin de maintenir une communication fluide, claire et efficace au sein des services.

AVANTAGES LIÉS AU POSTE

- Rémunération selon grilles statutaires + régime indemnitaire,
- 13e mois et prime d'engagement et d'assiduité (selon réglementation en vigueur),
- Congés : 25 CP + 9 RTT, jours de fractionnement,
- Restauration collective,
- Qualité de vie au travail (ateliers bien-être : massages assis, yoga, ostéopathie, kinésiologie, cours d'anglais, activités sportives...)
- Action sociale : COS (Comité d'oeuvre Sociale), CNAS (participation de 10€/an),
- Remboursement des frais de transport à hauteur de 75% (selon réglementation en vigueur),
- Indemnité mobilité douce.

HORAIRES
- 36h40 hebdomadaires
Profil recherché
Responsable pôle administratif et financier (h/f) COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

- Niveau Bac minimum requis,
- Compétences administratives (rédaction de courriers, procédures, marchés...),
- Rigueur et sens de l'organisation,
- Sens de l'autonomie et esprit d'initiative,
- Compétences en management d'équipe,
- Maîtrise de l'outil informatique (connaissance de Ciril, Atal serait un plus),
- Devoir de discrétion et de confidentialité
- Permis B indispensable.

- Poste Handi-accessible.
EC9754
Avantages collectifs au travail
Responsable pôle administratif et financier (h/f)
- Démarche de conseil/protection des agents
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Chèques vacances/loisirs
- Prise en charge Mutuelle
- Avancement de carrière/promotion
- Prise en charge frais déplacement formation
- Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Abonnement COS ou CAS
- ARTT
- Bilan de compétence/carrière
- Aides à la rentrée scolaire

Description de la collectivité

Massy est devenue en seulement quelques dizaines d'années le premier pôle économique de l'Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d'un Opéra, d'une gare TGV et prochainement du Centre Francilien Georges Pompidou, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer, ce qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger (plus de 50 000 habitants), travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques...), se rencontrer (360 associations), grandir (31 écoles, 3 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd'hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au coeur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.