Secrétaire Accueil H/F

Conseil Archit Urbanisme Envir Hte Sav

Contexte
Les missions du CAUE sont mises en oeuvre par les pôles « Conseil & accompagnement », « Aménagement & innovation » et « Pédagogie & culture », soutenus par l'Atelier graphique, en charge de la production et conception graphique de documents et supports (plans, études, publications.), et le pôle Administration & comptabilité, garant du bon fonctionnement institutionnel et administratif au service de l'ensemble de l'équipe. Ce recrutement intervient dans le cadre d'un départ.

Raison d'être du poste
Au service de l'image du CAUE, le/la secrétaire d'accueil est en charge de l'accueil téléphonique et physique des personnes. Il/elle sait présenter et représenter le CAUE en offrant une qualité de service et en valorisant l'image de la structure auprès des clients, partenaires, et visiteurs. Il/elle assure le secrétariat des pôles Conseil & accompagnement, et Aménagement & innovation, et contribue aux actions du pôle Administration & comptabilité.

Missions
Sous l'autorité de la responsable du pôle Administration & comptabilité, vous aurez pour mission principale de :
- Animer la fonction « accueil » :
- accueillir, orienter, renseigner, informer
- traiter et acheminer les appels téléphoniques
- assurer la transmission des informations vers leurs destinataires
- assurer l'intendance administrative et matérielle du hall d'exposition, de l'espace formation, du centre de documentation
- Assurer le secrétariat des pôles Conseil & accompagnement, et Aménagement & innovation :
- mettre en forme, relire, envoyer les conventions, contrats et bons de commande, et assurer leur suivi
- assurer les tâches de secrétariat courant
- assurer le suivi des rendez-vous des différents services de conseil
- assurer la mise à jour des plateformes, outils et supports des pôles
- assurer l'archivage des actions des pôles
- Assurer l'arrivée et le départ du courrier
- Assurer le référencement des ouvrages et le suivi du fonds documentaire
- Assurer la mise à jour de la base de données organismes et contacts
- Assurer les commandes (semestrielles) de fournitures de bureau et de fonctionnement
- Assurer ponctuellement le suivi de l'administration des formations (suppléer l'assistante en cas d'absence)

Profil recherché
Formation administrative et expérience significative dans un poste similaire

Savoir
Maîtriser l'expression orale
Maîtriser l'orthographe, la syntaxe
Maîtriser le « Pack Office »

Savoir-faire
Mettre en forme des courriers/documents, mettre en forme des tableaux, alimenter des tableaux de suivi, mettre à jour des fichiers
Etre le garant de la qualité technique et orthographique des documents mis en forme et envoyés
Une connaissance des procédures publiques est un plus

Savoir-être
Respecter le devoir de réserve
Avoir un excellent sens relationnel, goût du contact, sens de l'écoute, aisance à communiquer
Avoir le sens du client et du service aux personnes (disponibilité, générosité)
Faire preuve de rigueur, d'organisation, de méthode et d'initiative

Conditions
Poste à temps partiel (80 %, vendredi non travaillé) à pourvoir au 04/05/2026
Catégorie « employé »
Contrat CDI avec période d'essai
Lieu : siège du CAUE à Annecy

Les premiers entretiens se dérouleront au CAUE à Annecy le 09/04/2026, puis le 13/04/2026.

Candidature (CV, lettre de motivation obligatoire), à adresser avant le 08 avril 2026