Secrétaire de Direction - DRH H/F

Service Public

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique:

• Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d'urgence, prise de rendez-vous);
• Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents.

Gestion administrative:

• Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines;
• Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines;
• Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers;
• Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents (ouverture, enregistrement);
• Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports;
• Gestion et diffusions des notes d'information relevant de la DRH;
• Reproduction de documents;

Ordres de mission et frais de déplacement:

• Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées

Grèves:

• Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d'information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum

Stages:

• Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail
• Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services pour l'organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage

CGOS:

• Relais entre le personnel de l'établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS
• Diffusion des actions proposées par le CGOS
• Mise à disposition des formulaires et supports d'information fournis par le CGOS

MNH:

• Information et conseil auprès des agents dans le domaine des prestations offertes par la MNH
• Traitement et mise à jour des données MNH sur GRH
• Accueil et organisation des permanences du conseiller MNH (tous les mois)

Télétravail:

• Enregistrement, suivi et archivage des conventions; tenue du tableau de bord associé

ACTIVITES PONCTUELLES

Polyvalence attendue et remplacements mutuels en l'absence de l'Assistant(e) de Direction:

• Organisation des réunions (convocations, réservation et préparation des salles);
• Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants;
• Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service;
• Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines;
• Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau.