Assistant Agence et Direction H/F Bilfinger Nuclear France

QUI SOMMES NOUS ?

Bilfinger SE est un groupe industriel européen reconnu, spécialisé dans les services d'ingénierie et de maintenance pour les installations industrielles. Il emploie plus de 36 000 collaborateurs dans le monde et réalise un chiffre d'affaires de 5,2 milliards d'euros. Au sein du groupe, la Business Line Nuclear regroupe les activités liées au secteur nucléaire en France, en Allemagne et au Royaume-Uni.

Cette organisation permet de partager les expertises et de répondre efficacement aux enjeux des grands projets nucléaires. Bilfinger Nuclear France est l'entité française de cette Business Line. Elle intervient en bureau d'études et assistance technique. Grâce à ses agences de Montrouge, Tours, Lyon et Marseille, elle assure proximité et réactivité. Ses équipes de techniciens et d'ingénieurs qualifiés sont au coeur de son savoir-faire, porteurs d'innovation pour construire le monde de demain.

QUEL SERA VOTRE ROLE ?
Vous êtes animé(e) par la culture de service et aimez la polyvalence et les interactions de proximité, notre agence de Montrouge vous attend !
Rattaché(e) à l'Offices Manager, vous êtes à la fois Assistant(e) d'Agence et Assistant(e) de Direction.
D'une part, vous jouerez un rôle central dans la vie et l'âme de l'agence et son organisation administrative afin que nos collaborateurs puissent évoluer dans un cadre de travail à la fois agréable et stimulant.
D'autre part, vous serez un support essentiel à notre présidente afin de simplifier et faciliter son quotidien et optimiser l'organisation et l'exécution de ses activités.

QUELLES SONT VOS MISSIONS ?

Office Management

- Réaliser l'accueil physique et téléphonique.
- Assurer la gestion quotidienne des locaux et du matériel.
- Traiter le courrier et les colis.
- Participer à l'intégration des nouveaux arrivants (accès, badges, comptes).
- Assurer le suivi administratif des visites médicales.
- Réaliser les devis et gérer les commandes.
- Garantir la bonne gestion des stocks de fournitures.
- Participer à l'organisation d'animations et d'événements internes.

Assistanat de Direction

- Assurer l'organisation, la planification et la coordination des actions de la Direction.
- Préparer, accompagner et suivre les décisions issues des réunions.
- Faire le lien entre les services et les interlocuteurs externes pour optimiser la communication.
- Représenter un point d'entrée professionnel pour tous les contacts de la Direction.
- Organiser les déplacements de la Présidente (France & international) : réservations et modifications.
- Rédiger des courriers, saisir des documents et créer des présentations.
- Mettre à jour reportings et données.

Facility Management

- Gérer le système d'accès aux locaux et les procédures associées (création, étiquetage, programmation, mises à jour, suivi).
- Représenter l'entreprise auprès des services généraux du bâtiment et participer aux réunions trimestrielles avec les autres occupants et prestataires.
- Rédiger et mettre à jour les procédures d'accueil du bâtiment.
- Faire le relais avec l'organisme gestionnaire du restaurant inter entreprises.
- Planifier et suivre les visites externes (maintenance, contrôles réglementaires...).
- Assurer le suivi de la maintenance et du bon entretien des locaux, signaler les dysfonctionnements.
- Suivre l'utilisation et le fonctionnement des bornes de recharge des véhicules électriques et gérer la relation avec le prestataire.