Assistante Administrative - Emerainville H/F

Communes

Apporte une assistance à la cheffe de l'exécutif, au Directeur Général des Services en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

-Ouverture et répartition par service du courrier quotidien adressé en mairie, enregistrement sous forme scannée et dispatching par service dans des fichiers partagés par voie électronique.
-Distribution des courriers et parapheurs signés aux services concernés.
-Consultation, transferts, traitement des mails vers les services communaux et/ou les élus concernés de la boîte mail de monsieur le maire, du directeur général des services ainsi que la boîte mail utilisée par la préfecture (laposte.net).
-Rédaction, saisie et envoi de bordereaux, courriers, mails, notes de service, convocations aux commissions municipales sur plateforme dématérialisée (e.convocation.com), rédaction de comptes rendus de réunions de service, filtrage téléphonique pour le directeur général des services et Monsieur le Maire,
-Etablissement des plannings d'astreintes annuels des élus, transfert hebdomadaire de la ligne téléphonique d'astreinte élu,
-Elaboration du recueil des actes administratifs pour mise à disposition des administrés par voie dématérialisée.
-Transmission des actes règlementaires de l'ensemble des services concernés sur la plateforme dématérialisée dédiée (e-légalité.com).
-Dossiers de médailles du travail :
Renseigner les administrés sur la marche à suivre (accueil physique, téléphonique ou e-mail).
-Conseil municipal :
Préparation des dossiers pour les élus, convocations sur plateforme dématérialisée,
Rédaction de délibérations, relecture et corrections des délibérations faites par les services, présence aux séances, rédaction des procès-verbaux et transmission des délibérations finalisées au contrôle de légalité sur plateforme dématérialisée.
-Secrétariat du Maire et du D.G.S. :
Rédaction, saisie et envoi de courriers et de mails. Organisation de réunions internes et externes.
Lecture et correction rédactionnelle de l'ensemble des parapheurs des services communaux à la signature du DGS et du maire.
-Gestion des agendas