Assistant Département Qualification H/F

GMED

Quel est l'objectif de ce poste ?
Dans un contexte de forte activité de qualification des auditeurs, évaluateurs et cliniciens, GMED renforce temporairement son dispositif administratif afin d'assurer la continuité des opérations en l'absence d'un membre de l'équipe.

En tant qu'Assistant(e) département qualification, vous aurez pour vocation de :

Contribuer à la préparation, la structuration et le suivi des courriers et documents officiels liés aux parcours de qualification ;

Fiabiliser et organiser la collecte d'informations auprès des collaborateurs concernés ;

Garantir la cohérence documentaire, la mise à jour et l'archivage conformément aux exigences internes ;

Apporter un soutien opérationnel aux Chefs de Projet Qualification en appliquant scrupuleusement les modes opératoires établis.

Ce poste est proposé dans le cadre d'un CDD pour remplacement d'un salarié absent pour maladie.
Il est conclu pour une durée initiale de 2 semaines, renouvelable si l'absence venait à se prolonger, sans engagement préalable.

Il s'agit d'un temps partiel compris entre 50 % et 60 % d'un temps plein (base 35 h), soit 17h30 à 21h par semaine.
La répartition horaire pourra être organisée en 3 jours par semaine ou en ½ journées quotidiennes, selon les besoins du service et les disponibilités du/de la candidat(e) retenu(e).
Quel sera votre quotidien ?
Rattaché(e) à la Manager Qualification des ressources, au sein de la direction technique, vous travaillerez en proximité avec les Chefs de Projet Qualification (CPQ).

Préparation et gestion des courriers de qualification
Rédiger et mettre en forme les courriers et notes (qualification, renouvellement, extension) ;

Regrouper et structurer des informations provenant de plusieurs documents ;

Vérifier la cohérence et la complétude des données ;

Enregistrer les envois dans le logiciel de planification des prestations et les fichiers de suivi.

Suivi administratif des parcours de qualification
Collecter les documents nécessaires auprès des auditeurs, évaluateurs et cliniciens ;

Mettre à jour les dossiers : évaluations entreprise, évaluations rapport, conflits d'intérêt, formations, attestations. ;

Actualiser et mettre en forme des tableaux simples (Excel) ;

Archiver rigoureusement selon les règles documentaires en vigueur.

Contribution à l'organisation d'événements techniques
Extraire les listes via l'outil de planification des prestations, préparer les feuilles de présence ;

Participer à la préparation des programmes, attestations et envois d'information ;

Appuyer la logistique (réservations, diffusion, relances ciblées).

Soutien opérationnel aux CPQ
Préparer et mettre en forme certains documents ;

Contrôler la cohérence des éléments transmis ;

Réaliser des tâches administratives récurrentes avec méthode et attention ;

Alerter en cas d'anomalie ou d'éléments à clarifier.

Et si on parlait de vous !
Les indispensables :

Vous disposez d'une approche structurée et rigoureuse dans l'exécution de vos missions.

Vous maîtrisez le français écrit, avec un niveau d'orthographe fiable pour la rédaction de courriers professionnels.

Vous êtes à l'aise avec Word et Excel, notamment pour la mise en page et les tableaux simples.

Vous suivez les procédures avec précision, tout en sachant vérifier les informations et repérer les éventuelles incohérences.

Vous avancez de manière autonome, en tenant vos engagements et en respectant les délais annoncés.

Vous êtes disponible rapidement, avec un intérêt pour un temps partiel à organisation souple.

Qui êtes-vous ?

Vous appréciez les environnements où la méthode, la fiabilité et la discrétion sont essentielles.

Vous savez gérer des tâches administratives variées, parfois répétitives, tout en maintenant un niveau de qualité constant.

Vous êtes à l'aise dans les échanges courts, par exemple pour récupérer une information ou un document.