Assistant - Assistante de Direction H/F

Mairie

Au sein de la Direction des ressources humaines, et en appui direct à la Directrice, vous assurez un rôle central de coordination, d'organisation et de suivi des activités de la direction.

Vos principales missions
Assistanat de direction et organisation
Assister la Directrice des ressources humaines dans l'ensemble de ses activités et organiser son plan de charge ;
Assurer la gestion de l'agenda, l'organisation et la planification des réunions ;
Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions ;
Rédiger notes, comptes rendus, courriers et documents pour la direction ;
Élaborer des tableaux de bord et des rapports de suivi.
Gestion administrative et coordination
Coordonner la gestion du courrier de la direction (distribution, parapheurs, classement, archivage) ;
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction ;
Suivre des dossiers transversaux : CST, congés de la direction, mise à jour de l'organigramme, campagnes d'entretiens professionnels ;
Assurer un rôle de relais d'information auprès des cadres et des agents ;
Assurer un reporting régulier et alerter la hiérarchie si nécessaire ;
Encadrement
Superviser l'activité de l'assistante administrative en lien avec la Responsable carrière-paie;
Organiser et conduire son évaluation professionnelle annuelle en lien avec la Responsable carrière-paie.
Missions transversales
Assurer la communication interne (rédaction et mise en ligne d'informations et actualités RH) ;
Coordonner la mise à jour des procédures internes ;
Piloter l'organisation logistique des événements internes (cérémonie des médailles, accueil des étudiants, journée d'intégration, fête du personnel etc.) ;
Élaborer le bilan d'activité de la direction.
Références
Référent-e télétravail : vérification des dossiers de télétravail, établissement des arrêtés et suivi de la validité des documents.
Réferent-e comptable : saisie des engagements, rapprochement des factures et suivi du budget en lien avec la directrice des ressources humaines.
Référent-e CNAS : interface avec le CNAS, inscription des nouveaux agents et promotion des actions.
Votre profil
Vous avez une expérience confirmée dans des fonctions similaires ;
Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques ;
Vous possédez des qualités d'organisation, de communication, de gestion du temps et des priorités ;
Vous maitrisez le rédactionnel et votre expression orale est également d'un bon niveau ;
Force de propositions, vous n'hésitez pas à prendre des initiatives ;
Vous montrez une aisance relationnelle et un bon esprit d'équipe tout en sachant travailler en autonomie.