Gestionnaire Administration des Ventes - Office Manager H/F

Bona Fide

Encadré(e) par la Directrice des opérations, et en lien rapproché avec la Directrice administrative et financière, vous effectuerez des missions d'administration des ventes et d'office management au service du Président et de la Direction générale mais aussi de l'ensemble de l'équipe et de l'environnement de travail.
Véritable pivot entre les équipes, la direction des opérations, la direction administrative et financière, la direction générale et les clients, il/elle assure la gestion de l'administration des ventes, le support aux équipes internes via l'office management et le soutien administratif et informatique, dans un environnement exigeant et dynamique.

Détail des missions :
Administration des ventes (ADV)
- Gestion du cycle de vente administratif :
o Enregistrement des clients et fournisseurs dans le logiciel de gestion
o Suivi des devis et réception des bons de commande, en lien avec les chefs de projet
o Facturation clients (honoraires, projets, récurrents)
o Suivi des encaissements et relances clients.
- Gestion des contrats et avenants : veiller au respect des conditions contractuelles négociées avec les clients, notamment en termes de tarifs et délais.
- Suivi des appels d'offres sur la partie administrative
- Coordination : collaborer avec les équipes projet, la direction administrative et financière et la direction des opérations pour assurer la fluidité des opérations et résoudre les éventuels problèmes.

Office management
- Supervision des services généraux (accueil des prestataires et visiteurs, distribution du courrier, gestion des stocks, services internes.)
- Gestion des fournitures de bureau et des équipements (commande, recensement des besoins, rangement en cas de besoin.)
- Gestion des prestataires de l'agence (nettoyage, sécurité, maintenance.)
- Gestion des prestataires et fournisseurs liés à l'environnement de travail (abonnements presse, achats livres et documentation)
- Gestion des relations avec le bailleur, en lien avec la Direction générale (organisation des interventions en lien avec les personnes concernées, information aux équipes.)
- Mise en place et être garant(e) du respect des procédures internes (sécurité, hygiène, organisation des espaces.)
- Appui à l'organisation d'événements d'équipe, clients ou de développement, au sein de l'agence ou à l'extérieur : petits-déjeuners, dîners clients, soirée d'agence (+300 invités), conférences, réunions d'équipe, séminaires d'équipes, etc...
- Contribution à la gestion de la base de contacts de l'agence (mise à jour, ajout des contacts du Président.).

Soutien administratif et informatique
- Gestion des agendas, réunions et déplacements du Président et de la Direction générale
- Rédaction des comptes-rendus des réunions internes et/ou externes
- Organisation logistique de réunions internes et clients
- Gestion des problèmes informatiques simples du Président ou remontée à l'équipe technique.