Chargé Services Généraux - Accueil H/F

Distribution Services Industriels

*** à compétences égales, priorité aux demandeurs d'emploi titulaires de la Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé ***

Missions :

NTT DATA

Missions principales
Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs.
Installer les visiteurs en salle de réunion et veiller à leur confort.
Maintenir une interface quotidienne avec le PC sécurité et l'accueil du bâtiment.
Veiller à garantir un environnement de travail confortable et adapté pour les collaborateurs sur site.

Gestion et coordination
Gérer les stocks et assurer les approvisionnements nécessaires.
Superviser les prestataires externes et suivre les interventions.
Gérer la flotte de véhicules (réservations, suivi et entretien).
Assurer le relais administratif des services généraux.

Support interne
Traiter les demandes des salariés et des managers sur site.
Organiser et coordonner les événements exceptionnels.
Réaliser diverses tâches administratives courantes.
Mettre à jour les bases de données liées aux collaborateurs entrants et sortants.

Facturation
Création des comptes fournisseurs.
Création des bons de commande.
Suivi de l'acceptation des bons de commande.
Validation des acomptes.
Validation des prestations réalisées.
Validation et transmission des factures auprès des interlocuteurs concernés.

Services généraux
Exécuter les différentes tâches liées aux services généraux du site d'Antony.

Horaires de travail
28 heures par semaine :

Lundi, mercredi, jeudi, vendredi : 08h15 - 13h30
Mardi : 08h30 - 13h00 / 14h00 - 16h30 (pause déjeuner à 12h00)

Risques et contraintes
Travail sur écran.
Port de charges jusqu'à 12 kg (cartons, ramettes de papier).

RAINBOW

Accueil et orientation
Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, clients et collaborateurs.
Gérer le standard téléphonique : réception, filtrage et transfert des appels.
Veiller à la bonne présentation et à la convivialité de l'espace d'accueil.

Gestion administrative
Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis entrants.
Préparer les envois postaux, plis, recommandés et coursiers.
Participer à la gestion des fournitures de bureau et à la logistique courante.
Apporter un soutien ponctuel aux services administratifs (RH, comptabilité, direction).

Support logistique et coordination interne
Accueillir et accompagner les candidats en entretien ou les visiteurs externes.
Assurer la liaison entre les différents services pour les besoins courants.
Participer ponctuellement à l'organisation d'événements internes.

Horaires de travail
Lundi au jeudi : 09h30 - 17h00 (pause déjeuner à 12h00)
Vendredi : 09h00 - 13h00

Contraintes
Port de charges jusqu'à 7 kg (ramettes de papier, courses.).
Travail sur écran et alternance de position assise/debout.

Savoir-faire :

Organisation et coordination
Maîtrise des outils
Communication professionnelle
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Bonne aisance téléphonique et rédactionnelle.
Connaissance des règles d'accueil, de protocole et de confidentialité.
Capacité à gérer les priorités et les imprévus.

Savoir-être :

Discrétion et confidentialité
Sens du service, de l'écoute et de la communication.
Présentation soignée et attitude professionnelle.
Discrétion, rigueur et fiabilité.
Forte capacité d'organisation.
Réactivité, adaptabilité et polyvalence.
Esprit d'équipe et bienveillance dans les interactions.