Assistante de Direction - C.C.A.S. d'Hem H/F

Centres communaux d'Action Sociale

Sous l'autorité de la Directrice de la résidence autonomie, l'assistant(e) de direction recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la résidence. Il/elle accueille les résidents, les familles et les visiteurs, suit les dossiers administratifs des résidents et gère la logistique des commandes et autres.
Il/elle assiste la Directrice de la résidence selon nécessité.

Accueil et prise en charge des résidents
- Gérer les admissions (dossiers, contrats, entrée dans les lieux,...)
- Assister les résidents dans leurs démarches
- Assurer le " lien " entre les différents intervenants (médecins, infirmiers...) et les familles des résidents
-Suivi de la restauration (recensement des effectifs quotidien, élaboration des plans de table, ..)

Secrétariat
- Accueil téléphonique et physique du public,
- Rédaction des courriers administratifs, CR de réunions
- Suivi des conventions
- Enregistrement des courriers entrant-sortant
- Affichage
- Réalisation d'outils (tableaux, graphiques, ...)
- Suivi des tableaux de bord nécessaires à l'établissement (Consommation de fluides - Statistiques diverses de fonctionnement et d'occupation - Suivi des plannings de travail, des congés et absences des agents, tableau de bord du parc automobile)
-Participer aux réunions avec les résidents (divers comités) et/ ou réunions partenariales.
- organiser et gérer dans sa globalité le comité de la vie sociale de la résidence

Comptabilité
- Assurer la suppléance de la régie de recettes et d'avance dans les règles de la comptabilité publique.
- Elaborer les arrêtés et décisions de la régie,
- Facturation des prestations (redevances - repas)
- Gestion CAF (APL-déclarations sur le site) / Gestion CPAM

Budget
- Suivre l'exécution des dépenses (bon de commande, facture)
- Suivre les dépenses du CPOM

Fonctionnement de l'établissement
Supplée la Directrice dans la :
- Participation à l'organisation des animations de la résidence (recherche des prestataires, devis, conventions, planning des animations, ...)
- Suivi de la gestion des stocks (produits d'entretien, consommables)
- Suivi des interventions techniques dans l'établissement (entreprises extérieures et services techniques) en lien avec l'équipe

Mission complémentaire :
Assurer la continuité de Direction pendant les absences/congés de la Directrice
- Recevoir les visiteurs extérieurs et les renseigner
- Accueillir les résidents et leur famille
- Assurer la gestion administrative et technique pour le bon fonctionnement de la Résidence,
- Assurer et gérer les problématiques des résidents