Adjoint-Te Administratif-Tive à l'Ueaj Besançon H/F

Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-GRAND CENTRE

Secrétariat:

- Afficher les emplois du temps, les tableaux de permanence et de déplacements des personnels de l'équipe pluridisciplinaire, le planning d'utilisation des véhicules.
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assure le suivi.
- Dactylographier, mettre en page les documents administratifs, les transmettre aux services compétents et les classer au dossier (gestion des originaux et des copies).
- Organiser la documentation.
Organiser et suit le plan de classement de l'unité.
- Procéder à l'archivage des documents et dossiers.
- Diffuser et afficher les informations relatives à l'action sociale.
- Participer aux réunions institutionnelles.

Auprès du public accueilli:

- Assurer l'accueil téléphonique des mineurs, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires et les orienter vers l'interlocuteur adéquat.
- Accueillir les mineurs et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez vous ou spontanément.
- Afficher l'information à destination des mineurs et des familles (charte des droits et liberté ...).
- Renseigner l'application PARCOURS et par délégation du RUE:
- Créer le dossier de prise en charge du mineur.
- Saisir l'organisation des activités de jour mises en place dans l'unité éducative.
- Saisir le contenu de la décision judiciaire, les modifications de mesures en cours, clôturées.
- Accompagner les agents dans leurs tâches de saisie du suivi des prises en charge.
- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du RUE.
- Transmettre au directeur de service les éléments d'activité de l'unité éducative après analyse et validation du RUE.

Contribuer à la prise en charge des aspects logistiques de la gestion de l'unité :

- Suivre les achats et les livraisons.
Saisir les demandes d'achat via « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative « centre de coût ».
- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement.
- Le cas échéant, tenir la sous-régie sur proposition du RUE et du DS.
- Préparer les ordres de mission et les autorisations de conduite des véhicules administratifs sur les imprimés type.
- Traiter les frais de déplacement (km et taux) des agents et les transmettre après vérification et validation du RUE.

Participer à la gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines par la transmission de documents RH à la DIR après leur validation par le directeur de service ou le responsable de l'unité éducative:

- Demandes individuelles des agents.
- Notification aux agents des arrêtés les concernant.
- Compte rendus d'entretien professionnel des personnels de l'unité.
- Pièces relatives aux accidents de services.
- PV d'installation, pièces nécessaires à la prise en charge financière et états de service fait pour les D.J.F, les nuits, les astreintes.