Secretaire Administratif - Service Administratif Régional de Rouen H/F

Direction des services judiciaires - CA ROUEN

Vos missions

1- Tâches principales:

1-1 Accueil et renseignements:

Accueil téléphonique et renseignements des agents ;

1-2 Traitement du courrier et des mails

1-3 Pour le fonctionnement courant:

Vérification de la régularité de la dépense:

- Vérifier la régularité comptable des demandes d'achat (DA) émanant des cellules de gestion depuis chorus formulaire, procéder à leur validation ou leur rejet, tracer ces DA dans des tableaux de suivi

- Vérifier la réception des factures dans l'applicatif chorus coeur, vérifier la régularité comptable des factures au regard des DA et services faits et demander leur mise en paiement ou leur rejet. Tracer les factures (validées ou rejetées) dans des tableaux de suivi.

Suivi des flux dans chorus coeur :

- Analyse des engagements juridiques (EJ): maintien de l'existence, finalisation de poste et/ou clôture des EJ.

Mise en paiement des intérêts moratoires:

- Vérification du dépassement du délai global de paiement, demande de validation ou de suppression des intérêts moratoires

1-4 Pour les frais de déplacement:

Contrôle et validation niveau 1 des ordres de missions:

- Réceptionner les demandes dans chorus DT et/ou en document papier ;

- Les contrôler au vu de la règlementation et des pièces justificatives déposées ;

- Valider ou mettre les mémoires en révision;

Gérer les recours

Elaboration des statistiques et suivi de l'activité:

- Recenser les données statistiques en alimentant des tableaux de bord ;

- Gérer le suivi du stock et alerter en cas de nécessités.

1-5 Classement et archivage des dossiers.

2- Tâches annexes:

2-1 Formation des nouveaux arrivants;

2-2 Création et mise à jour de la documentation (modes opératoires, fiches pratiques...);

2-3 Suivi de l'actualité législative et réglementaire: veille juridique et mise à jour des documents de référence.