Assistant de Gestion Administrative H/F COGELEC

MISSIONS

Appels d'offres

- Téléchargement des dossiers d'appels d'offres et création du projet dans Optima
- Gestion et préparation des pièces administratives et techniques
- Contrôle de la cohérence et de la complétude du dossier
- Dépôt dématérialisé des offres sur les plateformes
- Suivi des offres et mise à jour des tableaux de bord
- Participation aux réponses aux négociations le cas échéant

Gestion administrative des affaires

- Création des dossiers affaires (numérique + Optima)
- Suivi administratif de la vie du marché
- Gestion des Ordres de Service (OS) et des avenants : contrôle, suivi, enregistrement
- Réponse aux demandes administratives des clients (envoi et signature de documents)
- Archivage structuré des marchés et pièces associées
- Mise à jour des tableaux de suivi (remis, obtenus, en attente...)

Gestion financière des affaires

- Établissement des factures clients en lien avec les conducteurs de travaux (situations, acomptes, solde)
- Vérification de la conformité des factures avec les bons de commande ou marchés notifiés
- Réalisation du DGD (Décompte Général Définitif)
- Réalisation des attestations de bonne exécution
- Gestion et suivi des cautions bancaires
- Saisie et suivi des factures fournisseurs
- Transmission des éléments nécessaires à la comptabilité

Administration Générale

- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier et des emails
- Organisation et réalisation du classement et archivage
- Gestion des sinistres automobiles
- Gestion administrative de la flotte automobile en collaboration avec le magasinier
- Mise à jour des documents administratifs de l'entreprise