Assistant Pôle Economique H/F Ambassade du Royaume des Pays-Bas

En qualité d'Assistant(e) au sein du pôle économique de l'Ambassade des Pays-Bas en France, vous soutenez l'équipe dans son travail au quotidien. Vous planifiez des rendez-vous, des réunions, un accompagnement dans l'organisation des visites de travail, de missions commerciales et d'événements. En outre, vous vous occupez des tâches administratives, de la gestion de l'agenda et de la communication avec les partenaires français et néerlandais. Vous gardez une vue d'ensemble des fichiers actuels et contribuez à une source d'informations efficace au sein du cluster.

Vous travaillerez partiellement pour le département de l'Education et des Sciences et le département de l'Infrastructure et la Gestion de l'Eau, et vous remplacerez au besoin les deux assistants de gestion qui travaillent pour les départements de l'économie, de l'agriculture et de l'innovation au sein du même cluster. En outre, nous attendons de tous nos collègues qu'ils contribuent à des projets à l'échelle de l'Ambassade et qu'ils apportent leur aide si nécessaire.

Dans ce rôle, vous travaillerez de manière proactive, précise et dans un contexte international où la discrétion, les compétences numériques et la perspicacité organisationnelle sont essentielles.

Tâches et responsabilités

- Gestion du secrétariat :
- Gestion de l'ordre du jour des chefs d'équipes ;
- Programmer les réunions des équipes et élaborer des points d'actions si nécessaire ;
- Maintenir le réseau de coordonnées dans la base de données CRM ;
- Planification des activités ;
- Premier point de contact en ligne/téléphone pour les personnes extérieures ;
- Gérer les boîtes e-mails communes au sein du pôle économique.

- Soutien logistique à l'organisation de visites/d'événements :
- Planification des rendez-vous et l'élaboration des déroulements pour les délégations entrantes ;
- Organisation de déjeuners/dîners pour représentation extérieure : Envoyer des invitations, enregistrer des participants, créer des déroulements, imprimer des cartes nominatives et des cartes de menu;
- Suivi des aspects logistiques lors d'événements (séminaires, foires, etc.), tels que déroulement, restauration, lieu(x), impression, envoi d'invitations et enregistrement des invitées.