Assistant Administratif d'Élu - Ville de Laval H/F

Communes

Située au coeur de la région Grand Ouest et au sein du département dynamique de la Mayenne, la ville de Laval compte 49 000 habitants.

La ville de Laval s'engage à développer ses structures et ses services publics afin de satisfaire au mieux sa population.

À la recherche d'une nouvelle opportunité professionnelle ?

Issu(e) de la Fonction Publique ou du secteur privé, vous souhaitez mettre vos compétences au service du développement de la ville de Laval ?

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MISSIONS :

Placé sous la coordination de la responsable du pôle représentation et protocole, vous assistez les élus(es) sur l'ensemble de leurs missions dans le cadre de leur mandat. Vous assurez les missions de secrétariat et d'assistante administrative, et vous êtes le point d'entrée de l'Élu(e) pour les services de la Ville de Laval, les administrés et les partenaires extérieurs.
Vos principales missions sont les suivantes :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion du courrier,
- Apporter le premier niveau de réponse aux sollicitations (téléphoniques, mails ou courriers) puis recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
- Gérer l'agenda de l'Élu(e), organiser les réunions et préparer les dossiers,
- Réserver les salles et gérer les invitations, les déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement) et accompagner l'Élu(e), le cas échéant, sur site lors des réunions ou des manifestations,
- Rédiger des synthèses, des comptes rendus et prendre des notes,
- Suivre et diffuser le courrier de l'élu(e) (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents),
- Relecture des courriers et des parapheurs mis à la signature de l'élu(e),
- Effectuer les recherches documentaires, ou des revues de presse spécialisées, en vue de l'intervention de l'Élu(e),
- Assurer le traitement et le suivi des dossiers : analyser les informations, identifier et saisir les services internes ou externes compétents, rédiger et vérifier les réponses,
- Élaborer des tableurs et des documents de présentation,
- Coordonner les activités avec les assistantes du Maire, de la Directrice et du Chef de Cabinet, du DGS, les secrétariats d'organismes auprès desquels l'élu(e) assure le cas échéant la fonction de représentation de la ville, de l'agglo ou du CCAS,
- Gérer les fournitures de bureau et l'intendance,
- Assurer une veille des informations publiées dans la presse.