Responsable Administratif H/F

HSM - Habitat sur Mesure

À propos du poste :

Nous recherchons un ou une responsable administrative & coordination travaux pour rejoindre notre équipe dans le secteur de la rénovation et du bâtiment.

Véritable pivot de l'entreprise, vous assurez la coordination entre la direction, les commerciaux, les conducteurs de travaux, les sous-traitants et les clients.

Vous intervenez sur l'ensemble du suivi administratif des projets, depuis la signature du devis jusqu'à la clôture du chantier, en veillant à la bonne circulation des informations, à l'organisation des opérations et au suivi financier des projets.

Vous jouerez un rôle clé dans le bon déroulement des chantiers en garantissant une organisation rigoureuse, une coordination efficace et un suivi administratif fiable.

Responsabilités :

- Assurer la gestion administrative des projets et des chantiers : déclenchement administratif des chantiers et gestion documentaire.
- Gérer la facturation clients et fournisseurs, le suivi des paiements et les relances d'impayés en lien avec la direction et l'expert-comptable.
- Coordonner le lancement des projets après signature des devis : prise de contact avec le client, organisation des choix matériaux et préparation des commandes fournisseurs.
- Organiser et suivre les commandes de matériaux et menuiseries ainsi que la coordination avec les fournisseurs pour les livraisons.
- Participer au suivi financier des chantiers : suivi des débours, contrôle des coûts matériaux et sous-traitance, analyse de la rentabilité des projets.
- Assurer la coordination administrative des chantiers : mise à jour des dossiers, suivi des documents réglementaires, gestion des assurances et mise à jour des outils de suivi.
- Organiser les réunions de suivi de chantier avec la direction et les conducteurs de travaux et assurer la circulation des informations.
- Gérer la relation avec les sous-traitants : transmission des plannings, collecte des documents obligatoires (Kbis, assurances, attestations sociales et fiscales).
- Coordonner les relations avec les partenaires extérieurs : architectes, maîtres d'oeuvre, fournisseurs et prestataires.
- Organiser les captations photo et vidéo des chantiers en lien avec l'agence de communication.
- Assurer le suivi administratif de fin de chantier : organisation des réceptions, envoi des procès-verbaux, vérification de la facturation finale et clôture des dossiers.
- Assurer l'accueil téléphonique et la relation clients, ainsi que le suivi des demandes et réclamations.

Profil recherché :

- Expérience dans le secteur du bâtiment, de la rénovation ou de la promotion immobilière (artisan BTP, entreprise de travaux, cabinet d'architecte, promoteur immobilier).
- Solide expérience en gestion administrative et suivi de projets
- Capacité à coordonner plusieurs chantiers simultanément et à gérer les priorités.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et d'Excel
- Aisance dans la communication avec les clients, fournisseurs et équipes chantier
- Capacité à relancer les interlocuteurs et faire avancer les dossiers.
- Personnalité organisée, rigoureuse et proactive, capable de travailler dans un environnement dynamique.
- Esprit d'équipe, autonomie et sens des responsabilités.
- Une expérience dans la coordination de chantiers ou le suivi de travaux est fortement appréciée.

Si vous souhaitez évoluer dans une entreprise dynamique du secteur du bâtiment et jouer un rôle central dans la gestion et la coordination des projets, nous serions ravis d'étudier votre candidature.