Secrétaire de Direction H/F

Ass Dep Pupilles Enseig Public // Ditep

Le DITEP La découverte est un service médico-social dédié aux enfants, adolescents et jeunes adultes en situation de handicap, entre 6 et 20 ans. Ces derniers présentent des troubles psychiques impactant la relation à autrui et entravant la vie familiale, sociale, scolaire et professionnelle.
L'établissement assure l'accueil des enfants et adolescents sur 2 sites géographiques à Quéven et Auray.

Cadre général de la mission :
Collaborateur(trice) direct(e) de la direction de l'établissement, devant faire preuve d'initiative et d'autonomie certaine, le (la) secrétaire de direction assiste et facilite le travail de l'équipe de direction dans son quotidien. Il ou elle est responsable de l'organisation et de la coordination du secrétariat. Vous êtes force de propositions, y compris sur les aspects liés à la vie institutionnelle et participerez à la construction d'un nouveau projet d'établissement dans une dynamique d'équipe positive et participative.

Vous serez en contact avec le public accueilli. Vous ferez partie d'une équipe dynamique et pluriprofessionnelle. L'équipe du secrétariat est composée de deux personnes.

Vos missions
Assister la direction dans la gestion administrative quotidienne : agendas, courriers, préparation et suivi des réunions, rédaction de comptes rendus, gestion des commandes, suivi fournisseurs, factures et des demandes en matière de ressources humaines..
Accueil physique et téléphonique,
Elaboration, mise à jour des différents tableaux organisationnels et des tournées de transports, élaboration et transmission du planning de semaine,
Suivi administratif des dossiers des usagers et des conventions diverses avec les partenaires,
Aide ponctuelle au niveau des transports
Assurer la liaison entre la direction de l'établissements, le siège de l'association, les partenaires institutionnels.
Structurer, harmoniser et optimiser les processus administratifs de l'établissement.
Participer à la préparation des réunions et aux documents de rendus comptes de l'activité.
Assurer un rôle de coordination dans la transmission et l'archivage des documents institutionnels.
Contribuer à la veille réglementaire, notamment dans le cadre des obligations administratives et juridiques de l'établissement.

Gérer la circulation de l'information interne et externe avec professionnalisme et confidentialité.
Participer à la préparation et au suivi des dossiers stratégiques et opérationnels.
Veiller au respect des procédures internes et au maintien d'un bon climat de travail au sein de l'équipe.
Seconder et renforcer l'équipe en cas de besoin.

Votre profil
Formation Bac +2/3 en secrétariat de direction, gestion ou équivalent.
Expérience confirmée (au moins 5 ans) à un poste similaire
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des techniques de communication écrite et orale.
Sens aigu de l'organisation, discrétion professionnelle, rigueur et autonomie.
Engagement professionnel, travail en équipe, capacités d'adaptation.
Capacité à gérer les priorités et à travailler dans un environnement exigeant.
Aptitude à fédérer une équipe et à gérer des situations complexes avec diplomatie.

Poste à pourvoir immédiatement

CDD de remplacement 1 mois renouvelable