Assistant - Assistante de Direction H/F

Federation Oeuvres Laiques Haute Savoie

Depuis sa création, la FOL 74 oeuvre auprès des publics en difficulté. Son secteur social intervient notamment en faveur des demandeurs d'asile, de l'enfance en difficulté et de l'insertion des personnes en difficulté, à travers plusieurs dispositifs.

Forte de cette expérience, la Direction de la Protection de l'Enfance du Conseil Départemental a mandaté la FOL 74 pour la gestion d'un dispositif d'accueil de mineurs isolés étrangers (DDAMIE/ AMIE) en 2007. Ce dispositif a actuellement une capacité de 88 places, réparties sur trois sites :
- Sur le nord du département (Saint Jeoire)
- Sur le nord du département (chablais)
- Sur le sud du département (Annecy)

Avantages : 34 jours de congés payés, 13e mois, Reprise d'ancienneté, CSE (aide aux vacances,...), Complémentaire santé

Date de prise de poste à convenir.

Missions
Rattaché(e) à la Direction du Centre Le Nid et des établissements DDAMIE-AMIE, l'Assistant(e) de direction exerce ses missions dans un rôle d'appui administratif, organisationnel et logistique, sous l'autorité hiérarchique de la Direction du secteur social et en lien avec les services généraux de la FOL.

Missions spécifiques au Centre Le Nid
1. Appui à l'organisation de l'équipe du Centre
Organiser les plannings et assurer le suivi administratif des personnels techniques rattachés au Centre (employés techniques de collectivité et cuisine).
Préparer les éléments administratifs liés au recrutement, à l'accueil et au suivi des collaborateurs.
Assurer la transmission des informations entre la Direction, les chefs de service présents au Centre et l'équipe technique.
Participer à la préparation administrative des entretiens professionnels et au suivi des actions de formation.

2. Suivi administratif et logistique du fonctionnement du Centre
Assurer le suivi des dossiers liés à l'entretien, à la maintenance, à la sécurité et à la gestion courante du Centre, dans le respect du cadre réglementaire applicable aux Établissements Recevant du Public (ERP).
Assurer l'organisation de l'accueil des groupes (réservation, organisation, facturation)
Assurer la facturation de l'activité du centre.
Mettre à jour les tableaux de suivi et transmettre les éléments nécessaires au reporting.
Participer à l'organisation matérielle des réunions, animations et projets locaux.
Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire.

3. Gestion des approvisionnements et moyens généraux
Assurer le suivi des commandes et des stocks (denrées, fournitures, équipements).
Contrôler la conformité des livraisons et signaler les anomalies.
Préparer les éléments nécessaires au suivi des fournisseurs.
Veiller au respect des procédures internes, des consignes budgétaires et des normes d'hygiène et de qualité.

Missions transversales en appui à la Direction (DDAMIE-AMIE)
Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents administratifs.
Assurer le suivi des dossiers et participer à la préparation administrative des instances et réunions partenariales.
Centraliser et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement des établissements.

Profil recherché
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des outils de gestion administrative
- Capacités d'organisation et de suivi administratif rigoureux
- Aptitude à gérer les plannings, dossiers et flux d'informations de manière structurée
- Connaissance des procédures internes et des obligations réglementaires (notamment pour la sécurité et le cadre ERP)
- Capacité à suivre des approvisionnements, contrôler les livraisons et gérer les stocks (pour le Centre Le Nid)
- Sens du service et esprit d'équipe, avec une bonne capacité d'adaptation aux interlocuteurs multiples (Direction, équipes techniques, partenaires)
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité
- Qualités relationnelles et capacité à assurer la circulation fluide de l'information