Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F

S.P.L Ope (Oser pour L'education)

Missions :
1. Assistance administrative générale :
- Assurer le secrétariat courant du service (gestion du courrier, mails, appels, rédaction de courriers, comptes rendus.).
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs (notes internes, comptes-rendus, tableaux de bord, etc.).
- Classer, archiver, organiser les documents administratifs et pédagogiques (numériques et papier).
- Organiser les agendas, planifier les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus.
- Suivre les plannings des activités validés, et mettre à jour les calendriers partagés.
- Préparer les documents administratifs nécessaires aux événements, sorties ou partenariats.
- Suivre les tableaux de bord administratifs et opérationnels (plannings validés, suivi des projets, activités transversales.).
- Suivre les échéances clés (formations, réunions, campagnes d'inscription, etc.).
- Collecter, vérifier et classer les demandes diverses des responsables de structure et les transmettre à la RJ
- Archiver les incidents remontés par les responsables de structure
- Préparer et suivre les consultations en lien avec le service achats
2. Appui à la gestion des activités et des évènements :
- Participation à l'organisation logistique des activités majeures (évènements, sorties exceptionnelles, projets partenariaux.) et des grands évènements
- Participer au suivi des validations (activités, achats, sorties) et assurer la diffusion des informations validées.
- Mettre à jour et centraliser les supports pédagogiques, outils de suivi et reporting demandés par la Responsable
- Appuyer le suivi budgétaire des évènements et activités (saisies, rapprochements, préparation de bilans...)
- Suivre le rendu des différents livrables (projet, bilan) et transmission à la RJ
- Contrôle des cohérences des activités prévues par les responsables de structure avec le référent évènementiel, le référent partenariat, le référent inclusion
- Gestion des achats et contrôle (cohérence et respect des budgets)
3. Interface avec les services internes et externes :
- Être un relais d'information entre le service et les responsables de structure.
- Assurer la liaison administrative avec les services supports internes (RH, formation, communication, inscription.).
- Maintenir à jour la base de données des écoles (fiche contact, nombre d'enfants, référents, etc.).
- Organiser les réunions et comités de pilotage avec les institutions partenaires (Mairie, Région, DRAJES.).
- Remplir les différentes déclarations et demandes d'habilitation (TAM.)
- Assurer la liaison administrative avec les services de la mairie COMPÉTENCES REQUISES Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et des acteurs institutionnels (Mairie, Région, DRAJES.).
- Connaissance du secteur de l'animation, du périscolaire et extrascolaire appréciée.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels de gestion.). Savoir-faire :
- Excellente organisation et gestion des priorités.
- Capacité à rédiger des documents administratifs et à mettre en forme des supports.
- Maîtrise du suivi administratif et financier (demandes d'achats, facturation, bilans). Savoir-être :
- Rigueur, autonomie, sens du service.
- Aisance relationnelle et discrétion.
- Capacité à travailler en transversalité et à gérer plusieurs dossiers en parallèle.