Assistante Polyvalente - Bureau d'Études H/F Groupe Betem

Rattaché(e) au directeur de l'agence et aux chefs de projet, l'assistante polyvalente contribue à la bonne image de l'entreprise et assiste la direction dans son développement grâce à sa connaissance des dossiers administratifs et techniques concernant les marchés publics et privés. Pour ce faire les missions seront axées sur trois volets, à savoir :

1 - Administratif :

- Organisation du planning du directeur d'agence (RDV, réservation, déplacements);
- Soutien au service RH et aide au repporting de facturation, pointage, et production
- Gestion de l'accueil téléphonique et physique des entreprises
- Frappe de courrier, des propositions d'honoraires...

2 - Commerce

- Préparer les dossiers de pré-qualification ou d'habilitation en vue d'être présélectionné ou référencé par nos clients Maîtrise d'Ouvrage.
- Solliciter les architectes pour constituer les équipes nécessaires pour répondre à certains appels d'offres ou certaines candidatures
- Établir des dossiers de candidatures et renseigner par téléphone les partenaires sur l'état d'avancement des réponses ou l'organisation de la constitution du dossier.
- Préparer les dossiers d'offre, présentation, organigramme, Compilation des documents pour dépôt

3 - Communication

- Conception et mise à jour des supports de communication externes (plaquettes commerciales, fiches références, mise en page des CV collaborateurs.)
- Présentations PowerPoint, dossiers de présentation, éléments graphiques,
- Rédaction et mise en forme de mémoires techniques et d'éléments de réponse aux appels d'offres publics et privés,
- Gestion de la communication digitale : Réseaux sociaux, newsletters...

4 - Technique

- Elaborer les OS ainsi que les avenants
- Vérifier les dossiers d'agrément des sous-traitants
- Etablir les situations de travaux
- Etablir et diffuser mensuellement les certificats de paiement des entreprises
- Gestion administrative des dossiers de chantier, frappe et mise en page des documents à fournir (CCTP...)