Les missions du poste

Finalité du poste :

Vous assurez les travaux administratifs nécessaires au bon fonctionnement des services spécialisés du dispositif enfance.

Vous contribuez activement à l'organisation logistique et administrative dans le respect des procédures internes, des obligations réglementaires du secteur médico-social et dans un environnement informatisé.

Principales missions :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles et partenaires.
- Gérer et coordonner les rendez-vous.
- Planifier les réceptions de commandes et les relations avec les fournisseurs.
- Préparer les parapheurs et assurer le dispatching des correspondances.
- Rédiger, corriger et mettre en forme les courriers.
- Gérer les différentes boîtes mails du service.
- Participer à la mise en oeuvre efficiente des outils et dispositifs réglementaires.
- Appliquer, en collaboration avec l'assistante de service social, la procédure de suivi des admissions.
- Tenir à jour la liste d'admissibilité.
- Assurer le lien avec les assistantes sociales pour la préparation des documents destinés à la commission d'évaluation des besoins.
- Assurer la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées.
- Constituer, mettre à jour et conserver les dossiers conformément à la réglementation.
- Assurer la communication interne.
- Assurer le suivi des convocations et archivages des rendus compte des réunions des représentants de proximité.

Le profil recherché

- Formation Bac professionnel à Bac +2 (type gestion administrative, secrétariat, ou équivalent).
- Sens aigu de l'organisation et grande rigueur.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Intérêt marqué pour le secteur médico-social.
- Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives.
- Aisance relationnelle et qualités de communication.
- Bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Excel (reporting, tableaux de suivi).